Laatste nieuws
 
 
  Redactie  
 

Hoe zorgt een organisator ervoor dat een evenement doet wat op de tekentafel is bedacht? Wat kun je doen om bezoekers een optimale ervaring te bezorgen? Hoe vergroot je daarmee het succes van je evenement? RAI Amsterdam onderzocht het.

Leidraad daarbij was de ‘customer journey’, de reis die een bezoeker aflegt voor, tijdens en na het evenement. De bevindingen staan in het rapport RAI Insights: hoe vergroot u de impact van uw vakevenement?

In dit rapport bevindt zich een gedetailleerd inzicht in de behoeften van bezoekers aan vakevenementen in alle fasen van die customer journey. Het rapport geeft praktische aanwijzingen die organisatoren helpen om bezoekers te bereiken, om hen optimaal te voorzien van informatie, om hen met elkaar in contact te brengen en zo de waarde van het evenement te vergroten.

Market Research Manager Sanne Jolles: ”Uit het onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat veel bezoekers pas bij binnenkomst bedenken wat ze willen zien en doen. Daar kan de organisator op inspelen door bij aankomst de bezoeker tools aan te bieden die helpen om zijn of haar dag in te delen.’ Van bewegwijzering tot een ‘prep room’ en van matchmaking tot napping zones – er blijken vele mogelijkheden om de effectiviteit van het evenement te vergroten. In dit rapport staan ze overzichtelijk bij elkaar.”

De customer journey bestaat uit 8 onderdelen

Hoe ziet de reis die een bezoeker, voor, tijdens en na het evenement aflegt, er uit. Deze reis blijkt te bestaan uit 8 onderdelen. Door deze reis stap voor stap in kaart te brengen, leer je welke momenten cruciaal zijn.

Fase 1: Oriëntatie

Voordat een potentiële bezoeker de keuze maakt om een evenement te bezoeken, oriënteert hij zich. Dit gebeurt hoofdzakelijk online, via relaties en collega’s en via social media. In de oriëntatiefase kijkt de potentiële bezoeker naar het onderwerp, het bereik, de exposanten, het programma en de sprekers. Met deze kennis wordt een gefundeerde keuze gemaakt en besloten zich in te schrijven.

Fase 2: Voorbereiding

Bezoekers zijn grofweg op te delen in twee archetypes:
1. mensen die zich tot in detail voorbereiden voordat ze aankomen op het evenement;
2. mensen voor wie de voorbereiding pas begint wanneer ze aankomen op het vakevenement.
Voor beide groepen dienen tools en informatie geboden te worden om het maximale uit het bezoek te halen.

Fase 3: Reis naar het evenement

De bezoeker onderneemt een fysieke reis naar het vakevenement en komt aan bij de locatie. Bij de reis naar een evenementlocatie speelt het fenomeen ‘way finding’ een cruciale rol.

Fase 4: Onboarding

Na de registratie, het ophalen van de badge en mogelijk een bezoek aan de garderobe, heeft de bezoeker behoefte aan wat ‘me-time’. Er volgt een moment van acclimatisatie. Dat betekent bijvoorbeeld kijken hoe de lay-out is, contact opnemen met het thuisfront of nog een keer naar het programma kijken.

Fase 5: Bezoek evenement

De bezoeker besteedt zijn tijd aan het bijwonen van sessies, het bezoeken van exposanten, het maken van afspraken, het voeren van gesprekken, het verzamelen van informatie, het rondlopen op de beursvloer en het doen van zaken. Uiteraard zijn er stops voor lunch en rustmomenten.

Fase 6: Na het evenement

De bezoeker gaat mogelijk de stad in, vertrekt naar het hotel of gaat weer naar huis.

Fase 7: Evaluatie

De bezoeker legt verantwoording af aan collega’s of leidinggevenden. Resultaten worden gecommuniceerd, kennis en inzichten worden gedeeld. Meestal is dit het moment dat de volgende editie 'in potlood' al in de agenda van het volgende jaar verschijnt.

Fase 8: ‘Post-event’-momenten

Afspraken met nieuwe contacten worden opgevolgd en uitgebouwd. Bepaalde innovatieve thema’s en inzichten van het evenement vormen mogelijk startpunten voor nieuwe leerdoelen en kennisvergaring.

Tijdens iedere bovengenoemde fase zijn er momenten waaraan je als organisator aandacht kunt besteden om daarmee de impact te vergroten. 
Tijdens de oriëntatie: Hoe kun je bij potentiële bezoekers op de radar komen? 
Tijdens de voorbereiding: Hoe kun je bezoekers helpen om een keuze te maken?
Tijdens de reis naar het event: Hoe kun je bezoekers vooraf met elkaar in contact laten komen? en Hoe kunnen we bezoekers helpen met de organisatie van hun reis?
Tijdens de onboarding: Hoe kun je bezoekers helpen met navigeren tijdens het event?
Tijdens het bezoek aan het evenement: Hoe kun je bezoekers inhoudelijk ondersteunen? en Hoe kun je ervoor zorgen dat bezoekers de juiste mensen ontmoeten? en Hoe kun je de spontane ontmoeting tussen bezoekers vereenvoudigenen en Hoe kun je bezoekers helpen in hun behoefte aan me-time tijdens het event?.
Tijdens de evaluatie: Hoe kun je bezoekers helpen bij het verzamelen van informatie tijdens het event? 
Tijdens het 'Post-event': Hoe kun je bezoekers helpen bij het verwerken van de verzamelde informatie?

Met de volgende 5 succesfactoren vergroot je de impact van een vakevenement:

1. Spread the word 
Bereik potentiële bezoekers door goede online vindbaarheid (let op de juiste trefwoorden, de juiste kanalen). Deel zoveel mogelijk met een brede doelgroep (whitepapers, blogs, vlogs). Bied zowel bezoekers als deelnemers voldoende materiaal om te delen, bijv, innovatieve content of unieke foto met hashtag op de beursvloer. Zorg voor zoveel mogelijk deelbare momenten.
Help bezoekers om na het evenement makkelijk te rapporteren en kennis te delen (direct samenvattingen kunnen downloaden, relevante innovaties direct in inbox) waarmee je spin-off creeërt.

2. Easy access
Zorg ervoor dat de belangrijkste programmaonderdelen eenvoudig te vinden zijn. Maak een 'overtuig je baas' sectie op de website waarin de mogelijke ROI voor de bezoeker al staat beschreven. Zorg vooreen videocompilatie of een infographic met feiten en cijfers van de voorgaande editie.
Maak een duidelijke bewegwijzering niet alleen via de app, maar ook fysiek en laat vriendelijke medewerkers de bezoeker bij de entree verwelkomen.

3. Route to success
Zorg ervoor dat de bezoeker weet wie hij kan verwachten en maak het eenvoudig om met elkaar in contact te komen. Naast technische matchmaking kun je spontane manieren van netwerken faciliteren. Zorg voor een hele duidelijke plattegrond, wellicht gepersonaliseerd in combinatie met het programma. Veel bezoekers beslissen pas bij de entree wat ze gaan doen, dus welicht is een 'prep-room' een goed idee.

4. Be in charge 
Zorg dat de bezoeker de juiste info direct digitaal beschikbaar heeft (geen papier meer). Als een exposant een badge scant, zorg dan dat direct de juiste content erbij verzonden wordt. Maak een sectie in het evenement (in de technologie- of innovatielounge) waar informatie opgehaald kan worden, maak er een data-hotspot van.

5. Feel at home
Faciliteer ontmoetingen die net even dat andere gesprek kunnen opleveren, door bijv. gespreksonderwerpen bij netwerklounges of in algemene ruimtes te communiceren. Kunst, techniek, rariteiten kunnen net even dat andere gesprek opleveren. Zorg ook voor zogenaamde napping zones, waar de bezoeker even tot zichzelf kan komen. Handig ook is om via de app aan te geven hoelang bij bepaalde eet en drinkgelegenheden in de rij gestaan moet worden.

Houd in zijn algemeenheid communicatielijnen het hele jaar open en actief. Daardoor wordt het voor potentiële bezoekers makkelijker om organisator én evenement te vinden.

Het onderzoekrapport kun je downloaden op de website van RAI Amsterdam.

Over het customer journey-onderzoek
RAI Amsterdam voerde het onderzoek uit in samenwerking met het bedrijf Unplugged (onderdeel van Makerstreet). De customer jouney is in kaart gebracht met de input van RAI-evenementspecialisten, aangevuld door observaties en interviews met bezoekers. Vervolgens zijn de verwachtingen van bezoekers in de verschillende fasen onderzocht, door middel van een enquête onder een brede groep B2B bezoekers. Tenslotte is de journey getoetst bij exposanten en organisatoren. Hieraan zijn de verschillende oplossingen gekoppeld. Het resultaat is een toegankelijk rapport met veel praktische tips.

Plaats op:
Datum: 15 januari 2018
Gerelateerde artikelen  
11-01-2018 Nieuws RAI onderzoek: de impact van een vakevenement vergroot je met 5 succesfactoren …
28-04-2017 Nieuws Bezoekersexperience positiever door gezichtsherkenning bij toegang
02-10-2013 Nieuws De 'Connected Society’ heeft grote impact op beurzen en evenementen
24-10-2007 Nieuws Onderzoek VNU Exhibitions: vraag en aanbod beurzen niet in evenwicht
09-11-2012 Nieuws NBTC krijgt award voor online engagement op holland.com
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2018 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,24 seconden.