Laatste nieuws
 
 
  Redactie  
 

Het zijn spannende tijden. De snelheid waarmee de technologie veranderd wordt steeds groter. Duizenden ideeën, apps en innovaties dienen zich aan bij meeting planners, exposanten, locaties en deelnemers om hen te helpen werk beter te doen.
Elk jaar zet technologiewatcher Corbin Ball de belangrijkste meeting technologie trends voor het komende jaar op een rijtje.


1. Meeting technologie wordt steeds goedkoper en gemakkelijker te gebruiken
De aanhoudende vooruitgang in web- en open source technologie liggen ten grondslag aan deze trend. Dit maakt het makkelijker, goedkoper en sneller om technologie ten behoeve van meeting planning te maken en te gebruiken. Er zijn honderden gratis, freemium, laaggeprijsde en doe-het-zelf opties die de kosten voor planners verlagen en de flexibiliteit vergroten. Als je eisen qua functionaliteit niet heel uitgebreid zijn, zijn er bijvoorbeeld op het gebied van registratiesoftware volop nieuwe mogelijkheden tegen een fractie van de kosten van de ‘grote' pakketten. Ook (eenvoudige) apps zijn vaak gratis of tegen lage kosten op te zetten en bijvoorbeeld Google Spots On Air biedt gratis multipoint videoconferenties. Er zijn gratis website en content management tools (bijv. Joomla) met meer dan 9.000 plugins. Veel van deze tools zijn een grote ondersteuning voor meeting organisatoren.

2. IPads en tablets maken de papierloze congresmap haalbaar
De tijden dat je de meeting planner kon vinden door naar die persoon met die dikke ordner onder de arm te zoeken zijn bijna voorbij. De organisator ruilt de zware mappen (zijn of haar ‘congresbijbel') steeds vaker in voor slanke iPads en andere tablets. Deze lichte, draagbare, direct gebruiksklare en van GPS-voorzien apparaten met grote, hoge resolutie schermen en  een scala aan gratis en laaggeprijsde apps maken de toegang tot en bewerken van conferentie-gerelateerde documenten mogelijk.
NB. over dit specifieke onderwerp spreekt Corbin ook tijdens EIBTM
 
3. Papier is niet meer nodig voor congresdeelnemers
Papieren programmaboekjes en beursoverzichten zijn al bijna verouderd zodra ze zijn gedrukt. Daarnaast zijn ze zwaar, statisch, duur om te maken en te verschepen en ze vereisen het omhakken van bomen. En dat terwijl ze meestal in de papierbak of bij het algemene afval belanden.
Mobiele Event Guide apps zijn licht, makkelijk doorzoekbaar, actualiseerbaar en interactief en bieden daarmee een veel rijkere evenement ervaring voor de deelnemers.
Er zijn tal van opties om de deelnemerervaring te verbeteren, waaronder volledig doorzoekbare conferentie agenda's, uitgebreide beurs/expo informatie, interactieve plattegronden, netwerkmogelijkheden, social media integratie, groep of subgroep alerts, polling en enquêtes, routeassistentie (wayfinding), GPS en informatie over de omgeving/destinatie. Maar ook speurtochten/gaming, CEU tracking, ticketing, toegangscontrole, afspraken maken, gepersonaliseerde agenda's en visitekaartje uitwisselen behoren tot de mogelijkheden. Vaak zijn er prima sponsormogelijkheden om de kosten te compenseren en de meeste tools hebben zeer waardevolle ‘analytics' om te zien wat, wanneer en waar de deelnemers zijn geïnteresseerd.

Een andere manier om de hoeveelheid papier te reduceren bij events is het achterwege laten van handouts en papieren notitieblocs. Helaas elimineer je ook gelijktijdig het voordeel dat papieren aantekeningen bijdrage aan de leerervaring en retentie van de deelnemers. Maar gelukkig zijn er
apps en diensten die deze leemte opvullen. EventPilot biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid voor deelnemers notities te maken en te bekijken en om presentatieslides, posters en andere documenten te bewaren. Tools als NiceMeeting en MyThoughts bezorgen via een lokaal wifi-netwerk de presentaties direct op de tablets van de deelnemers en bieden tevens polling en vraag/antwoord functies. Hiermee helpen ze om deelnemers meer te betrekken en vast te houden, terwijl gelijktijdig de noodzaak voor papier vervallen is.
 
 
4. Mobiele apps helpen meeting planners bij hun hotel site inspecties
Veel bestemmingen, hotels en congrescentra bouwen momenteel apps om meetings planners en deelnemers te betrekken nog voordat ze ter plekke zijn.
Een paar fraaie voorbeelden die Ball tegengekomen is zijn Tourism Vancouver, het Heathman Hotel, en de Boston Convention and Exhibition Center. Alle drie zijn mooi vormgegeven, interactieve, GPS-geschikte apps met goede plattegronden, en zorgen voor een veel waardevollere en persoonlijkere beleving dan een papieren brochure of een website. Reken er maar op dat vergelijkbare toepassingen de standaard worden voor alle accommodaties en bestemmingen.

Meeting planners die site inspecties doen, kunnen terugvallen op een grote variëteit aan gratis/goedkope mobiele apps om te helpen. DropBox biedt gratis iPad, iPhone en Android apps om ‘in de cloud' opgeslagen en met de pc op het werk gesynchroniseerde documenten te bekijken. Evernote is een gratis mobiele notitie app waarmee je allerhande aantekeningen (inclusief foto's, spraak en tekst aantekeningen) kan ordenen en voor meerdere gebruikers tegelijk beschikbaar kan maken - een perfecte tool om te gebruiken tijdens een site inspectie. Evernote integreert met Pentultimate, een andere goedkope mobiele app waarmee je (aan)tekeningen kan maken (met je vinger of een stylus). DragonDiction is een gratis tool die gesproken berichten omzet in tekst. SpeedTest is een gratis app om de Wi-Fi upload/download snelheid van een netwerk te meten.

5. Schaalbare gratis Wi-Fi komt beschikbaar in vele congrescentra en hotels
Het geëxplodeerde gebruik van mobiele apparaten door deelnemers, meeting planners en exposanten maakt toegang tot Wi-Fi op evenementen een noodzaak, geen optie. Wi-Fi is uitgegroeid tot de levensader van de event communicatie! Meer dan 60% van de Twitter en Facebook berichten zijn mobiel. Onsite gaming, netwerken, messaging, polling en lead uitwisseling apps die gebruik maken van internet worden steeds vaker ingezet.
Gelukkig erkennen steeds meer accommodaties dat internet voor de deelnemer net zo vanzelfsprekend wordt als water of licht. Er komen steeds meer venues en hotels die gratis internet bieden in hun publieke ruimten en op de kamers. Maar helaas worden er ook nog vaak (stevige) kosten gerekend voor toegang tot internet.

Geconfronteerd met de toenemende vraag naar bandbreedte zou naar mijn mening overal een basisniveau van Wi-Fi (512kb/sec) beschikbaar moeten zijn in de hele accommodatie. Dit is genoeg om te twitteren, emails te beantwoorden en eenvoudige webpaginas te bekijken, maar niet snel genoeg om video te streamen. Wil je meer bandbreedte, dan zou dit tegen een redelijk tarief geboden moeten kunnen worden.
NB. over dit specifieke onderwerp spreekt Corbin ook tijdens EIBTM

6. Event Wi-Fi problemen zullen eerst erger worden voordat het beter wordt
Deze vraag naar Wi-Fi bij evenementen groeit met dubbele cijfers per jaar. Tablets gebruiken gemiddeld 400% meer bandbreedte dan andere mobiele apparaten en worden de snelst omarmde hardware technologie ooit. Deelnemers hebben meerdere mobiele apparaten en verwachten dezelfde breedband ervaring die ze thuis en op kantoor krijgen - ook al zijn er honderden of  duizenden mensen die gelijktijdig van het Wi-Fi-signaal gebruik willen maken. Bij de Olympische Spelen in Londen waren er meer dan 1 miljoen Wi-Fi gebruikers op het BT-netwerk aangemeld.
 
Het goede nieuws is dat de technologie bestaat om zeer hoge dichtheid aan Wi-Fi te leveren, met uitschieters die tot 1.792 gelijktijdige gebruikers via één toegangspunt kunnen verwerken.
Het slechte nieuws is dat de apparatuur en bandbreedte duur is en veel vergaderzalen ver achter lopen om aan de toenemende tsunami van de vraag te voldoen. Zowel meeting planners en als venues moeten hun kennisniveau verhogen op en elkaar voeden met kennis en informatie op deze zeer belangrijke, maar technologisch complexe materie.

7. Nieuwe indoor positiebepalings mogelijkheden zullen zorgen voor een betere navigatie binnenshuis
Standaard GPS werkt niet binnenshuis en met standaard Wi-Fi triangulatie krijg je tot op ongeveer 27 meter nauwkeurige bepaling - niet goed genoeg voor precieze plaatsbepaling i bijvoorbeeld en tentoonstellingshal, accommodatie of voor het localiseren van persoon op een evenement. Een nauwkeurigere positiebepaling binnenshuis zou van grote toegevoegde waarde voor congressen kunnen zijn.

Sinds Google Maps vorig jaar zijn code vrijgegeven heeft komen er steeds meer binnen-kaarten beschikbaar, van bijvoorbeeld luchthavens, musea, winkelcentra en hotels.  Daarnaast zijn er onlangs twee nieuwe technieken beschikbaar gekomen.
IndoorAtlas biedt een systeem dat werkt met behulp van de aardmagnetische stralen (vergelijkbaar met hoe vogels hun weg vinden), voorlopig alleen nog voor Android en alles in de omgeving (bijvoorbeeld wisselende standindelingen) kan van invloed zijn op de werking.
Sherpa heeft de WaveLocator gelanceerd, dat werkt op basis van echografie (ultrasound). In combinatie met hun ActivTouch app en de microfoon van je smartphone ontvang je specifieke codes om snel je  huidige locatie in de zaal te bepalen en routes naar exposanten of zalen te ontdekken.  

8. Internet video gaat ongekende groei tegemoet voor event marketing, communicatie en het betrekken van je publiek
Internet video biedt grote kansen voor gebruik bij evenementen. Video's kunnen kijkers betrekken, kunnen het behoud van content vergroten, zijn toegankelijk via een groot aantal apparaten, en kunnen gemakkelijk worden gedeeld via social media kanalen. Video's kunnen helpen zoekmachine rankings te verbeteren en video e-mail marketing biedt volledig traceerbare en hogere click-through rates in vergelijking met traditionele marketing methoden. De kosten voor het produceren en distribueren van video van begin tot eind zijn drastisch verminderd.
Video's kunnen worden gebruikt voor, tijdens en na het evenement om de boodschap over te brengen en de deelname aan toekomstige events te vergroten.

De winnaars van de EIBTM Technology Watch Award 2012 is Bxb Online, dat met BOBtv een wereldwijd online platform voor evenementen en verenigingen ontworpen heeft, waarmee event video content op een gestandaardiseerde manier beschikbaar gemaakt wordt voor externe deelnemers (zowel live als on-demand). In basis zou het een soort YouTube voor de meeting en event branche kunnen worden.

9. Hybride events zullen blijven groeien dankzij een steeds grotere variëteit van goedkope distributie opties
HD-videocamera's komen steeds vaker voor in smartphones. Multipoint HD video communicatie is gratis beschikbaar via Skype en Google+ Hangouts. Spots On Air biedt gratis video streaming en opnemen van diensten. YouTube biedt gratis een gratis video opslag en distributie kanaal. AnyMeeting biedt WebEx-achtige video-, desktop-en slidesharing met opname, onderzoek, ticketing en andere gratis opties voor maximaal 200 deelnemers. De betaalde versies zijn ook prima betaalbaar.
Het is nog nooit goedkoper of gemakkelijker geweest om video en slides voor hybride events en video-on-demand te verspreiden en daarmee de levensduur van de vergadering te verlengen.

10. Consolidatie en overnames van meeting technologie leveranciers zet zich voort
Veel grote spelers in de meeting technologie markt kochten in het afgelopen jaar bedrijven op, om hun techniek door te ontwikkelen en/of te integreren in hun eigen applicaties.
Deze acquisities wijzen op een trend van grotere event technologie bedrijven om hun aanbod uit te breiden en om begin-to-end oplossingen binnen één geïntegreerd platform te bieden. Een geïntegreerd platform maakt het eenvoudiger voor de meeting planner (met 1 partij zaken doen) en voor de deelnemers biedt het geïntegreerde technologische oplossingen voor, tijdens en na het evenement.  

11. Event gamification vergroot deelnemerbetrokkenheid en stimuleert gedrag
Gamification maakt een spel van voorheen niet-spel activiteiten, zoals een event. Games  kunnen worden gebruikt om deelnemers op verschillende manieren te betrekken, zoals met  prestatiebadges, prestatieniveaus, scoreborden, prestatiemeters, speurtochten en onderlinge challenges. Hiermee kan je deelnemers ‘sturen', zoals het voltooien van een taak of het invullen van een sociaal netwerk profiel of het contact zoeken met andere deelnemers.

Volgens Bunchball hebben mensen "fundamentele behoeften en verlangens - voor beloning, status, prestatie, zelfexpressie, concurrentie, en altruïsme. Deze behoeften zijn universeel, en overstijgen generaties, demografie, culturen en geslachten. "
Mobiele technologie opent een breed scala aan gamification opties voor evenementen en diverse aanbieders hebben speciale tools en oplossing (al dan niet los of binnen een groter platform aan functionaliteiten).

12. Social media zal deel blijven uitmaken van het meeting planning proces om deelnemers te betrekken
Social media wordt breed ingezet voor evenementen. Twitter hashtags komen vaak voor en veel bedrijven en verenigingen gebruiken Facebook en LinkedIn pagina's om bijeenkomsten te promoten. Polling en Q& A kan worden gefaciliteerd via Twitter en sommige registratiepakketten maken mede gebruik van Facebook om event tickets te verkopen.

Relatieve nieuw in de congrestoepassingen zijn sociale media als Pinterest. Met de hoogste click-through rate van alle sociale media en op de tweede plaats (achter Facebook) in gemiddelde tijdsbesteding per maand, lijkt Pinterest een vanzelfsprekende en leuke manier om bijeenkomsten te promoten. 
Toch raken we nog maar een klein deel van het potentieel van sociale media voor evenementen. Sociale feedback gebruiken om inhoud en event design te helpen vormen wordt nog nauwelijks toegepast. Er zijn vele mogelijkheden om meetings te personaliseren en het netwerken te optimaliseren.

13. Ondanks het toegenomen gebruik van virtuele meeting technologie, blijven face-to-face bijeenkomsten en beurzen waardevol
Virtuele meetings en webinars zitten in de lift. Meetings en beurzen blijven echter een grote toegevoegde waarde hebben voor opleiding/ontwikkeling, netwerken en verkoop. Evenementen bieden ongekende mogelijkheden om vraag en aanbod bij elkaar te brengen, om nieuwe relaties op te bouwen, te brainstormen en te netwerken. Voor een exposant is het vaak de beste manier om zo veel gekwalificeerde kopers in zo'n korte tijd te ontmoeten. Voor boekers is het een geweldige kans om potentiële leveranciers te ontmoeten, handig bijeen gebracht op één locatie. Onze business is gebaseerd op relaties en meetings, beurzen en events behoren tot de beste plekken om deze relaties op te bouwen en te onderhouden.

Hoewel webinars goed zijn voor korte informatie-uitwisseling, bieden bijeenkomsten een veel rijkere leerervaring. Wat gebeurt in de vergaderzaal is belangrijk - mensen hebben zich gecommitteerd om daar te zijn en zijn niet zo afgeleid als op kantoor. Maar ook de gesprekken in de gangen, op recepties en de beursvloer leveren een grote bijdrage aan de informatie-uitwisseling. Bijeenkomsten bieden een veel rijkere en meer gerichte leerervaring dan welke virtuele vergadering dan ook. Er bestaat niet zoiets als een "virtueel biertje!"

Corbin Ball, CMP, CSP is spreker en onafhankelijk adviseur op het gebied van meeting technologie. Vanuit meer dan 20 jaar congreservaring helpt hij organisatoren om technologie in te zetten om tijd te besparen en productiviteit te vergroten. www.corbinball.com   

Bron: Corbin Ball /© Redactie CongresWereld

Plaats op:
Datum: 22 november 2012
Gerelateerde artikelen  
26-09-2013 Redactie 14 Meeting technologie trends voor 2014
29-09-2016 Nieuws De belangrijkste meeting technologie trends voor 2017
07-12-2016 Redactie De belangrijkste meeting trends voor 2017
01-08-2012 Nieuws Meetings en evenementen stevenen af op mobiele 'meltdown'
23-11-2017 Nieuws Corbin Ball: de 8 belangrijkste technologische meeting trends voor 2018
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,4 seconden.