Nieuws  
 

Smartphones, tablets en laptops zijn onlosmakelijk onderdeel uit gaan maken van het dagelijks leven van de congres/event deelnemer. Voorspellingen van onderzoeksbureau Gartner Group spreken over 100 miljoen iPads die eind 2012 over de toonbank gegaan zullen zijn. En dan hebben ze het alleen nog maar over iPads.....

De vraag naar bandbreedte neemt hand-over-hand toe, nu deelnemers aan bijeenkomsten vaak twee of drie mobiele apparaten bij zich hebben, die ze allemaal 'werkend' willen hebben. iBAHN, een grote internationale breedband provider voor de gastvrijheids sector, voorziet een volledig vastlopen (een 'meltdown' zoals ze het zelf noemen) van het mobiele verkeer tijdens bijeenkomsten.
In een net gepubliceerd whitepaper ‘Connectivity can make or break your conference or event - how can you plan a successful event and protect your ROI?', publiceren ze de resultaten van hun onderzoek en geven ze de meeting en event professionals adviezen hoe een dergelijke meltdown te voorkomen. De whitepaper komt ook met de top-5 "must-haves" voor een successvolle connectiviteitsplanning.

Via de diverse mobiele apparaten die deelnemers bij zich hebben willen ze kunnen participeren in het event en toegang hebben tot een steeds groeiende hoeveelheid content via speciale apps. Maar gelijktijdig willen ze ook in verbinding kunnen blijven met de rest van de online wereld, zowel zakelijk als privé. Dit resulteert in een soort data-tsunami veroorzaakt door sociale netwerken, digitale foto's en video.

Daarnaast is er ook een steeds grotere behoefte aan bandbreedte van het evenement zelf. Denk aan het betrekken en verbinden van virtuele deelnemers, live content delen, streaming video en het benutten van social media om deelnemers op afstand (de buitenzaal, zoals Lykle de Vries het noemt) te betrekken. Met al deze mogelijkheden zie je direct de veranderende rol van de meeting planner en de noodzaak om deze nieuwe behoeften te begrijpen en te kunnen faciliteren.

Waar in het verleden redelijk goed ingeschat kon worden hoeveel capaciteit nodig was gerelateerd aan het aantal deelnemers (en dus met voldoende toegangspunten moest het allemaal wel goed gaan), zie je dat dit tegenwoordig veel moeilijker in te schatten is. Enerzijds weet je niet hoeveel apparaten de deelnemers bij zich hebben (en met hoeveel ze er gelijktijdig verbinding willen maken), anderzijds is het gebruik steeds lastiger in te schatten (wordt het apparaat gebruikt voor sms-en, het checken van email of het down/uploaden van foto's en video).

Focus op dataverkeer
Als een resultaat hiervan adviseert iBAHN meeting professionals om vooral te kijken naar de hoeveelheid data die er gelijktijdig doorgevoerd moet kunnen worden en voor het event over de juiste benodigde bandbreedte te beschikken. Dit vraagt om een goede kennis van de wensen en (online) gedragingen van alle deelnemergroepen, inclusief het moment waarop: Sprekers (plenair en sessies), deelnemers, congresmedewerkers, exposanten en sponsoren, media en deelnemers 'op afstand'.

Top-5 "must haves" voor meeting planners:

  1. Exclusieve bandbreedte
    Deelnemers en organisatoren willen geen bandbreedte meer moeten delen met anderen. Technisch is het meestal mogelijk een bepaalde capaciteit aan een specifiek evenement toe te wijzen. De behoefte zal de komende jaren snel op weg gaan naar de 100Mbs of meer.
    Een goed alternatief is om de beschikbare bandbreedte toe te wijzen aan specifieke ruimten. Zo kan de capaciteit beschikbaar zijn op de plekken waar deze het hardste nodig is (bijvoorbeeld foyers, plenaire zalen en expo) en beperkt of gemaximeerd worden in ruimten waar het niet echt nodig is.
  2. Naadloze VPN-connectiviteit
    Congres deelnemers verlangen volledige én veilige toegang tot hun bedrijfsnetwerk. Daarom is het belangrijk dezelfde kwaliteit en stabiliteit te bieden in het tijdelijke netwerk als men van het eigen vaste netwerk gewend is,
  3. Custom SSID / Virtual Local Areas Network (VLAN)
    Event organisatoren moeten vragen om het aanleggen van een tijdelijk privé- en beveiligd virtueel netwerk, dat matcht met het bedrijfsnetwerk. Dit levert veel hogere productiviteit en vermindert de tijd benodigd om wegwijs te raken op een tijdelijk netwerk. Op deze manier kunnen ook verborgen of beveiligde netwerken voor bedrijfskritische zaken tijdens een event gecreëerd worden.
  4. Vlekkeloze mobiliteit in de gehele venue
    Deelnemers willen graag verbonden blijven, of ze zich nu in de zalen, de foyers, bar of op de hotelkamer zijn. Dit geldt voor alle apparaten die ze mogelijk bij zich hebben. Elk succesvol evenement draagt er zorg voor dat deelnemers online kunnen zijn, waar en wanneer ze maar willen.
  5. De verhouding deelnemer - apparaat
    Het gelijktijdig gebruik van meerdere apparaten door deelnemers neemt sterk toe, zo constateert iBAHN onder anere op basis van event die ze verzorgd hebben. Op de 100 deelnemers kunnen er zomaar 250 apparaten zijn, waarmee toegang tot de beschikbare bandbreedte gezocht wordt. Dit betekent vooral voor ontvangst/pauzeruimtes dat er voldoende draadloze capaciteit beschikbaar is.

©CongresWereld/iBAHN

Plaats op:
Datum: 1 augustus 2012
Gerelateerde artikelen  
27-10-2011 Nieuws iPad nagel aan doodskist gratis internet
22-11-2012 Redactie 13 Meeting technologie voorspellingen voor 2013
19-07-2012 Nieuws Reiziger verlangt goed werkend internet, gratis WiFi
25-11-2016 Nieuws Onderzoek: digitalisering in de MICE sector
10-06-2010 Nieuws Trage netwerken verwacht door live streaming WK Voetbal op kantoor
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 1,68 seconden.