Wat is er mooier dan duurzaam deelnemen aan een congres over duurzame meetings?
Op 23 en 24 april organiseert de Nederlandse afdeling van de Green Meetings Industry Council (GMIC) een zogenaamde POD(-cast) tijdens het jaarcongres van GMIC International. Jij kan er bij zijn om het zelf te ervaren!

CongresWereld sprak met GMIC-Nederland voorzitter Babs Nijdam over het congres en de unieke mogelijkheid die rondom dit congres opgezet wordt. Babs neemt zelf fysiek deel aan het congres in Montreal en zal van daaruit ook de liaison zijn naar de delegatie in Amsterdam.

Babs, wellicht kan je ons eerst iets vertellen over GMIC en de Sustainable Meetings Conference?
Het GMIC jaarcongres - de Sustainable Meetings Conference - is hét congres voor de meeting industry waarop kennis gedeeld wordt en de laatste nieuwe ontwikkelingen op het gebied van duurzame congressen en evenementen worden besproken. En daarmee heb je ook gelijk de kern van GMIC te pakken: Deze vereniging is gericht op educatie en informatie over duurzaam organiseren en faciliteren van meetings. Iedereen die zijn of haar bijeenkomsten op het gebied van mvo op een hoger plan wil tillen, kan baat hebben bij de activiteiten van GMIC. (lees ook het interview dat CongresWereld eerder had met vice-voorzitter Eric Bakermans over de oprichting van de NL-chapter van GMIC, red)
 
Het congres is overigens een mooie showcase voor event-design. GMIC loopt voorop als het gaat om het ontwerpen van een congres rondom de doelstellingen. Dat levert een enerverend en interactief geheel op, waarbij nieuwe technieken zoals gaming en virtuele componenten toegepast worden. Afgelopen jaar waren er al zo'n 300 deelnemers en elk jaar groeit dit aantal gestaag.
Een tip voor alle meeting organisatoren: Een GMIC congres is natuurlijk zo duurzaam mogelijk. GMIC heeft op haar site een hele lijst gepubliceerd van alles wat voor dit congres aan mvo gedaan is, een mooie checklist (kijk bij 'about' en dan 'green event')!

Een bijzonder congres dus, waar je eigenlijk bij moet zijn. Waarom dan vanuit Nederland 'op afstand' volgen?
Eigenlijk zou iedere meeting professional die mvo op de agenda heeft staan hier bij moeten zijn. Maar Montreal ligt niet om de hoek en de realiteit is dat de meesten het zich niet kunnen veroorloven fysiek aan dit congres deel te nemen. Om toch de mogelijkheid aan de leden van onze chapter (en andere geïnteresseerden) te bieden om de boeiende sessies te kunnen volgen, hebben we het initiatief genomen om het congres vanuit Nederland te volgen.
En een mooie bijkomstigheid is natuurlijk ook nog dat op afstand deelnemen een heel verantwoorde keuze is, want onze footprint is aanzienlijk kleiner op deze manier!

Wat houdt de POD in Amsterdam eigenlijk in?
Vaak is virtueel deelnemen nog niet veel meer dan vanachter je pc de sessies volgen. Wij hebben in nauw overleg met de organisatie gezorgd dat onze POD ook echt onderdeel uitmaakt van het congres. We gaan echt participeren in het congres, kunnen vragen stellen en er zal veel interactie zijn met de deelnemers in Canada.
We zijn - vanwege het tijdsverschil - beide dagen vanaf ca. 15.00 uur online (op maandag tot ca. 23.00 uur en op dinsdag tot ca. 20.00 uur) als virtuele deelnemers aan het congres. Het is overigens een unieke ervaring, want wij zijn de enige POD bij dit congres.

Welke virtuele ervaring kunnen deelnemers opdoen?
Enerzijds kan je een aantal zeer boeiende sessies volgen over onderwerpen als de APEX/ASTM sustainable meeting standards, meet- en rapportagemethodieken, sustainable supply chain management, de laatste hybrid meeting technologieën en het belang van duurzaamheidstrategieën op internationaal niveau.
Daarnaast is het zeer boeiend en leerzaam om een hybride ervaring op te doen. Je ervaart zo hoe het is om als deelnemer 'op afstand' toch te kunnen participeren in een congres. En je ziet gelijk ook hoe gaming elementen in een congres verweven kunnen worden.
En niet onbelangrijk, je maakt deel uit van een gezelschap van maximaal 25 personen dat in Amsterdam eigenlijk nog een event er bij heeft, met alle interactie, uitwisseling van ervaringen en netwerken erbij! En met een eigen Pod-leader op locatie zorgen we voor ruime interactie!
Tot slot zullen we ook allerlei social media uitproberen. Zo is er een virtual host, gebruiken en volgen we de twitterstream en zullen we een Google Hangout opstarten, waarin we zelfs deelnemers in Canada kunnen uitnodigen.

Wat maakt dit congres beter dan vorige hybride evenementen?
In 2011 kende de GMIC conference ook diverse innovaties. Met het thema GAME ON! waren er veel  interactie en spelelementen. Ook social media werd volop ingezet en de eerste sessies werden gestreamd, zodat ze op afstand live te volgen waren. Dat was geweldig om te ervaren, maar de vele gaming elementen waren ook een beetje 'much'. GMIC heeft hiervan geleerd en een meer gebalanceerd programma opgezet dit jaar.
Daarnaast hebben we in ons gezelschap ook een aantal ervaren specialisten. Zo hebben velen al deelgenomen aan de hybride pod tijdens de Event Camp congressen in 2011. Van al deze ervaringen hebben we geleerd wat beter kon en goed gekeken wat super liep. De beste dingen passen we nu toe op de sessie in het American Hotel op 23 en 24 april.

Wat kunnen geïnteresseerde meeting professionals doen om er bij te zijn in Amsterdam?
We hebben plaats voor maximaal 25 personen. Er zijn nog enkele plekken vrij. Deze zijn zowel voor GMIC-Nederland leden als andere geïnteresseerde meeting professionals. Kijk op de website voor meer informatie of klik hier om je direct aan te melden.
Gezien de beperkte plaatsen is het wel nodig te registreren. Voor de deelname rekenen we slechts de onkosten. Als je beide dagen deelneemt zijn die slechts €49. Alle info vindt je op de site.

Omdat op de 23e MPI's NL Conference om de hoek gehouden wordt in het Nieuwe De La Mar theater, bieden we geïnteresseerden de kans na afloop van het congres even een kijkje in de keuken bij een hybride pod te nemen. Zo krijgen ze een beeld van hoe zoiets in zijn werk gaat. De MPI-congresdeelnemers die op één dag twee congressen willen evaren, zijn natuurlijk van harte welkom om zich ook voor de GMIC-pod te registreren (het Eden Amsterdam American Hotel heeft ook een speciale prijs voor overnachtingen voor GMIC samengesteld).