Nieuws  

In het huidige economische klimaat vormt het kostenaspect de belangrijkste focus voor veel meeting planners. Net zo belangrijk is echter "productiviteit", volgens het National Conference Center in Leesburg in de Amerikaanse staat Virginia, dat deze week een "Top 10 manieren om productievere vergaderingen te houden" presenteerde. De top-10 ziet er alsvolgt uit:

1. Selecteer een locatie die op bijeenkomsten gefocust is
"Het kiezen van locaties die specifiek gericht zijn op meetings en congressen zal ertoe bijdragen dat uw gezelschap een productieve meeting heeft," aldus het National Conference Center, dat zich baseert op een whitepaper dat de organisatie eerder dit jaar produceerde. Volgens dit whitepaper 'Why Conference Centers are more Conducive to Learning'(waarom conferentie oorden meer bijdragen aan het leereffect) bieden accommodaties die specifiek ingericht zijn op meetings en trainings de beste resultaten.

2. Zoek afleidingsvrije vergaderruimte
Let als planner op de geluidsisolerende wanden (systeemwanden zijn niet optimaal) en vraag na wie er van de ruimte naast je gebruik maakt, adviseert het National Conference Center. In een ideale situatie, zullen alle andere groepen op de locatie tijdens uw training of vergadering op dezelfde resultaten gericht zijn.

3. Vraag naar de mogelijkheden om het comfort van de vergaderzaal te regelen
Deelnemers zijn het meest productieve en alert als de temperatuur in de zaal 'precies goed' is op 21 graden. Een zaal die te warm is maakt deelnemers slaperig of gefrustreerd terwijl een te koude zaal voorkomt dat men zich volledig kan focussen op de meeting. Check tijdens je site-visit al of de zaal voorzien is van individueel regelbare airconditioning/luchtbehandeling. Zet op de dag van de bijeenkomst de temperatuur op 21 graden en houd in gedachten dat de temperatuur tijdens de meeting zal oplopen door de lichaamswarmte van de deelnemers (stel hem dus bij wanneer nodig).

4. Let op de stoelen
De kwaliteit van een stoel is erg belangrijk. Bij langere bijeenkomsten zullen deelnemers moeite hebben zich langer dan een paar uur te concentreren als de stoelen niet lekker zitten. Ergonomische stoelen voor vergaderingen zijn het beste, omdat ze speciaal zijn ontworpen voor de best mogelijke leerervaring, met name wanneer men rechtop aan een tafel zit. Banqueting stoelen die in veel accommodaties gebruikt worden zijn bedoeld voor kortere bijeenkomsten zoals een lezing, presentatie of receptie.

5. Let goed op zichtbare obstakels en afleidingen
Vermijd zalen met pilaren en andere obstakels die kunnen verhinderen dat de deelnemers zich kunnen focussen. Natuurlijk daglicht is prettig, maar als de ramen uitkijken op de golfbaan of het zwembad kunnen de gedachten van de deelnemers makkelijk afdwalen. Let hier tijdens een rondleiding dus goed op en ga op zoek naar zalen die genoeg licht bieden voor een gezonde leeromgeving, maar geen belemmeringen of afleidingen hebben.

6. Zorg voor goed functionerende a/v apparatuur
Audio-visuele apparatuur die up-to-date is en goed werkt is net zo belangrijk als technische medewerkers die in huis en eenvoudig beschikbaar zijn. Een in-house a/v-team is in staat om vragen te beantwoorden, is direct beschikbaar, kan anticiperen op toekomstige wensen en kan ervoor zorgen dat de technische uitvoering van uw evenement vlekkeloos verloopt.

7. Vraag om flexibele pauzemogelijkheden
Het kan moeilijk zijn om te bepalen wanneer je precies een pauze en de planning van je vergadering kan vaak veranderen alsgevolg van de leerbehoeften van de deelnemers. Slimme vragen tijdens de site visit gaan over de flexibiliteit van de locatie ten aanzien van pauzetijden, of continue pauzes mogelijk zijn, zodat deelnemers ook buiten de officiële pauzes om bij het koffiebuffet terecht kunnen.

8. Houd meetings en maaltijden gescheiden
Een 'werklunch' lijkt op het eerste gezicht een nuttige invullingvan de tijd, maar uit onderzoek is gebleken dat deelnemers pauzes nodig hebben. Probeer de lunch in te plannen in een aangename omgeving met veel daglicht. De deelnemers kunnen deze tijd ook gebruiken voor meer interactie en onderling netwerken (want 'contact' is tegenwoordig een van de meest populaire redenen waarom mensen deelnemen aan bijeenkomsten).

9. Zorg voor variatie bij de maaltijden
De maaltijden specifiek voor meeting hebben de neiging beperkt te zijn in variatie. De steeds groeiende hoeveelheid dieetwensen maakt dat de beste meetings plaatsvinden, daar waar goe dingespeeld kan worden op deze wensen. Bespreek dit ook met de locatie, en vraag of er een restaurant of eetzaal is, waar voldoende variëteit geboden kan worden en snel geserveerd kan worden.

10. Vraag om direct oproepbare locatie ondersteuning
Een van de belangrijkste factoren om je vergadering vlekkeloos te laten verlopen is de wetenschap dat je een vaste contactpersoon van de locatie onder handbereik hebt, die al je vragen en wensen kan afhandelen. Deze persoon moet dus de bevoegdheid hebben om mogelijke problemen op te lossen, zodat jij je kan richten op de inhoud en de meeting zelf. Over het algemeen levert de directe bereikbaarheid van je on-site contactpersoon (via telefoon of bijvoorbeeld portofoon) een belangrijke bijdrage aan de totale vergadering ervaring."

Bron: National Conference Center/ bewerking Redactie CongresWereld

Plaats op:
Datum: 19 maart 2012
Gerelateerde artikelen  
18-03-2012 Redactie 10 tips voor meer productieve meetings
14-04-2011 Nieuws Virtual Meeting Etiquette Tips
01-08-2012 Nieuws Meetings en evenementen stevenen af op mobiele 'meltdown'
12-12-2011 Nieuws AMEX Meetings Forecast : Meer meetings in 2012
08-12-2011 Redactie AMEX Meetings Forecast : Meer meetings in 2012
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 1,77 seconden.