Nieuws  
 

Bij het woord protocol denken we al gauw aan normen en regeltjes die om de hoek komen bij bezoek van het koninklijk huis en hoogwaardigheidsbekleders. In de praktijk blijkt (modern) protocol echter een belangrijk hulpmiddel voor organisatoren om goed gastheerschap toe te kunnen passen bij bijeenkomsten. Hoe? CongresWereld ging in gesprek met Jean Paul Wijers van het Protocolbureau, naar aanleiding van het seminar over modern protocol en relatiemanagement, dat rondom de komst van protocolgoeroe Pamela Eyring, President-directeur van 's-werelds oudste (24 jaar) en grootste protocolschool, The Protocol School of Washington (PSOW) wordt georganiseerd.

Onder protocol wordt door velen wat anders verstaan. Kan je ons op weg helpen wat protocol is?
De definitie van klassiek protocol is: het geheel van geldende internationale regels die ontmoetingen tussen officiële functionarissen bepalen. De regels van het protocol zijn internationaal gelijk afgestemd tijdens het Congres van Wenen in 1815.
Daarnaast wordt ook veelvuldig gesproken over etiquette. Dit is meer het gedrag tussen mensen onderling en veranderen continu doordat de maatschappij verandert.

Waar komen we protocol tegen op events?
Wij gebruiken modern protocol om op afscheidsrecepties bijvoorbeeld te voorkomen dat men lang in de rij moet staan. Protocol is de logistieke organisatie van het gastheerschap op een ontmoeting. Protocol wordt ook gebruikt om het aantal ontmoetingen te vergroten. Of om bepaalde mensen met elkaar in contact te brengen. Dit is het relationele aspect van protocol.

Dat gaat veel verder dan de traditionele regeltjes?
Dat klopt. Modern protocol is in onze visie 'relatiemanagement'. Met protocol vergroot je het aantal ontmoetingen en dus maak je een bijeenkomst doelmatiger. Dit aspect van protocol, de methodiek, is dus niet ouderwets of stijf.
De methodiek van het protocol is niet alleen toepasbaar op protocollaire bijeenkomsten maar ook tijdens modeshows, relatiebijeenkomsten, congressen, gala's en zelfs dance-events.
En protocol is (dankzij de recessie) 'booming business'. Door de slechte economische tijden heeft de relatie met de belangrijkste stakeholders meer aandacht gekregen. En die paar relatiebijeenkomsten die nog doorgang vinden, moeten een hoger rendement kennen op het relationele vlak.

4 protocol tips voor meeting organisatoren
  • Niet iedereen is gelijk (al is dit wel de basis van onze cultuur). Besteed meer aandacht aan sponsoren, sprekers en andere belangrijke stakeholders door ervoor te zorgen dat bij hen de ontvangst en uitgeleide soepel (zonder rij en oponthoud) en gastvrij (persoonlijke ontvangst door de gastheer) verloopt.
  • Werk met meerdere gastheren (m/v) zodat aan alle belangrijke gasten aandacht geschonken kan worden.
  • Verklein op grote bijeenkomsten zodat men elkaar makkelijker ontmoet, ontvang in meerdere kleine ruimtes.
  • Placeer, zodat je kan regisseren wie met wie in contact komt.

Kan je een voorbeeld noemen van iemand die modern protocol goed toepast?
Als er iemand in Nederland een goed gevoel voor relatiemanagement (of modern protocol) heeft, dan is het Prins Willem Alexander. Vanuit onze vak bezien is hij erg professioneel. Ik zie erg uit naar de volgende Koning van Nederland.

Dat brengt ons op jullie rol. Wat doet het Protocolbureau?
Het Protocolbureau is in 1996 opgericht door studenten van de hotelschool Den Haag na een lezing over protocol van de toenmalige Ceremoniemeester van H.M. de Koningin, Gilbert Monod de Froideville. Zijn lezing was een voorbereiding op ons eerste event, de uitreiking van de Franklin D. Roosevelt Four Freedoms Awards aan Z.M. de Koning van Spanje.
Later heeft deze Ceremoniemeester ons ingezet tijdens de Koninklijke Huwelijken en Staatsbegrafenissen. Op deze bijzondere gebeurtenissen waren wij als protocolmedewerkers (genaamd 'ushers') verantwoordelijk voor het placeren (seaten) van de gasten.
Andere voorbeelden van events waar het Protocolbureau wordt ingezet zijn de Award Ceremony van World Press Photo, de openingssoirees van de Amsterdam International Fashion Week en de uitreiking van de Koning Willem I Prijs.

Wie werken er bij het Protocolbureau?
Het Protocolbureau heeft een team meer dan 100 hosts, ushers, protocolmedewerkers, congresmedewerkers, liaison officers en ceremoniemeesters. Veel van deze medewerkers zijn parttime aan ons verbonden.
Je begint bij ons als student en krijgt dan een op maat gesneden opleidingstraject genaamd VIPS (vaardigheden, interactie, protocol & stijl). Na de studie blijven de meeste ushers aan ons verbonden en zijn zij zo af en toe nog wel eens voor ons werkzaam, bijvoorbeeld tijdens de Four Freedoms Awards.
Verder kent het Protocolbureau een Raad van Commissarissen met daarin ondermeer Generaal b.d. Dick Berlijn, Martin van Pernis (oud-CEO van Siemens Nederland), Professor Douwe Breimer (oud-Voorzitter CvB van Leiden Universiteit), Eric Niehe (oud-Ambassadeur) en Tanja Dik (stage entertainment).
Op kantoor hebben we een klein team met 5 vaste medewerkers.

Jullie organiseerden afgelopen maandag een Protocolseminar. Kan je daar wat meer over vertellen?
Het Protocolseminar in de Prinses Julianakazerne was bedoeld om het belang van relatiemanagement onder de aandacht te brengen.
Vrijwel iedere Nederlandse protocol expert was aanwezig, waaronder de protocolchefs van de Minister-President, de Commandanten der Strijdkrachten, de Ridderzaal, de Nederlandse Ministers, het Corps Diplomatique, de Burgemeesters van de grote steden en diverse grote bedrijven.
Maar ook diverse auteurs van boeken over protocol en etiquette waren gekomen om onder andere Pamela Eyring te ontmoeten. Verder was stylist Maik de Boer (die via ons trainingen over kleding protocol geeft) aanwezig, evenals de commissarissen en ushers van het Protocolbureau.

Mevrouw Pamela Eyring was jullie eregast en hoofdspreker. Wie is zij?
Eregast was mevrouw Pamela Eyring, President-directeur van 's-werelds oudste (24 jaar) en grootste protocolschool, The Protocol School of Washington (PSOW). Dit is tevens de enige geaccrediteerde protocolschool in de VS en vrijwel iedere Amerikaanse protocolexpert is door de PSOW getraind. De PSOW opereert in de VS maar ook in Afrika, het Midden-Oosten en in Europa.
Ze is voor iedereen die met het vak bezig is een van de toonaangevende persoonlijkheden, en een kans om haar live te horen spreken en te ontmoeten grijpen zij graag aan (ook RTL had opgevangen dat deze protocol- en etiquette goeroe in het land was en interviewde haar voor het programma Boulevard).

Je noemde net dat er ook diverse schrijvers van boeken over etiquette en protocol aanwezig waren. Dat is ongetwijfeld boeiend leesmateriaal voor meeting organisatoren. Kan je wat met ons delen?
Interessante boeken zijn oa.:
Hoe hoort het eigenlijk? van Reinildis van Ditzhuyzen
Protocol, vormgeven van bijeenkomsten (het enige Nederlandse boek over Protocol) door Henrik de Groot
het Blauwe Boekje van Roel Wolbrink

Tijdens het seminar kondigde je ook nog een nieuwe opleiding over relatiemanagement aan?
Het Protocolbureau en de PSOW gaan in Europa samenwerken. In 2012 worden de opleidingen van de PSOW ook in Nederland gegeven.
Daarnaast gaan wij een postgraduate in relatiemanagement ontwikkelen, die ook in 2012 van start zou moeten gaan. Deze postgraduate speelt in op de behoefte van organisaties om structuur in het relatiemanagement aan te brengen zodat met bijeenkomsten een hoger rendement wordt behaald (meer ontmoetingen, meer binding).
De opleiding richt zich op de eventmanager die daarmee ook leert om het relationele aspect van een bijeenkomst vorm te geven.

Na een aantal brainstormsessies met protocolchefs en eventmanagers kwamen wij er overigens achter dat deze opleiding niet verkoopt als wij het een protocolopleiding gaan noemen. Nederland heeft niets met protocol. We kwamen er ook achter dat dit berust op een misverstand; als wij uitleggen dat modern protocol in onze visie relatiemanagement is, dan is men veel positiever gestemd. Daarnaast hebben wij geleerd dat (met name communicatie- en marketingdirecteuren) het belangrijk vinden dat de opleiding zich niet alleen richt op de uitvoering, maar ook geleerd wordt hoe het relatiemanagement kan aansluiten bij de strategie. 

Plaats op:
Datum: 13 oktober 2011
Gerelateerde artikelen  
26-09-2011 Nieuws Modern Protocol en Relatiemanagement
31-05-2010 Nieuws Protocol krijgt plek in opleidingsaanbod
03-04-2013 Nieuws Protocoltraining ook voor congresorganisatoren en eventplanners
02-09-2015 Columns Protocolmanagement voor effectievere relatiebijeenkomsten
06-05-2013 Redactie Wat Koning Willem-Alexander voor het protocol op evenementen betekent
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 1,68 seconden.