Gerrit Heijkoop test vanaf nu maandelijks voor CongresWereld een (nieuwe) tool of social medium
 
Regelmatig vangen wij geluiden op van opdrachtgevers en organisatoren die worstelen met al die nieuwe technologische tools en sociale media die ons inmiddels ter beschikking staan. Het is nauwelijks nog bij te houden wat er allemaal is en bijna dagelijks nieuw bijkomt.
Aan de andere kant is er een duidelijke vraag vanuit stakeholders en deelnemers om de effectiviteit van een bijeenkomst te vergroten, en sociale media en digitale tools kunnen daar een goed hulpmiddel bij zijn.
 
Maar wat is nou het meest geschikte medium of tool voor jouw event? Hoe pak je het aan om te zorgen dat het ook effectief ingezet wordt en niet verwordt tot een leuke gadget (want daar hebben we voorbeelden genoeg van gezien)?
 
Congreswereld ging op zoek naar een echte 'testpiloot', die voor ons diverse tools gaat uitproberen en er vervolgens verslag van doet. Wat is het? Hoe werkt het? en hoe kan je het inzetten voor jouw congres? Niemand minder dan 'ervaringsdeskundige' Gerrit Heijkoop zal vanaf nu antwoord gaan geven op deze vragen in de nieuwe rubriek MeetingToolTest.
 

Introductie
Graag introduceren we Gerrit (voorzover dat nog nodig is) eerst bij je via het onderstaande interview, waarin we kunnen lezen waarom juist hij deze rubriek gaat invullen.

MeetingToolTest: Google+

Gerrit's eerste bijdrage gaat over een onlangs gelanceerde tool, waar al veel over geschreven en gezegd wordt: Google+. Inmiddels maken al enkele tientallen miljoenen internetters er gebruik van en Facebook voelt de hete adem van  Google+ al voorzichtig in de nek. Maar, moet jij je ook gaan storten op deze tool en is het geschikt om in te zetten voor jouw congres? Of is het nog te vroeg, of alleen voor een specifieke doelgroep? (Ken je Gerrit al en wil je direct door naar zijn eerste bijdrage, klik dan hier)

 
Wie is Gerrit Heijkoop eigenlijk?
Ik ben van huis uit ingenieur. Tijdens mijn studie aan de TU Delft (weliswaar de minst technische opleiding, namelijk techniek en management) was ik al op zoek naar technologische oplossingen, maar vooral ook naar de praktische toepasbaarheid ervan. Kortom, hoe breng je techniek bij de mensen.
 
Nadat ik in mijn studententijd ook al veelvuldig betrokken was bij evenementen, kwam ik in mijn eerste baan als projectmanager weer met een evenementproject in aanraking. En al snel kreeg ik door dat evenementen eigenlijk wel de leukste soort projecten zijn en als dat dan ook nog als werk beschouwd werd, wist ik wel waar ik mij op ging toeleggen.
 
Wat houdt jou bezig?
Social media zijn een belangrijke technologische innovatie, die mij enorm boeit. Gooi dit in de mix met evenementen (waar het vooral draait om menselijk contact en face2face ontmoeten cq. netwerken) en techniek en je hebt mijn passie te pakken: met behulp van sociale media een brug slaan tussen mensen en techniek.
 
Waar erger jij je aan bij meetings en events?
Ik heb me al regelmatig uitgelaten over het feit dat goede Wifi in de hele branche gratis beschikbaar zou moeten zijn. We willen tegenwoordig overal online zijn, om bereikbaar te zijn en te kunnen werken, maar tijdens bijeenkomsten vooral ook om de interactie aan te kunnen gaan. Dan is gratis Wifi eigenlijk een basisvoorwaarde geworden en organisatoren zouden ook aan moeten geven dat ze het niet meer pikken als er geen gratis internet is.
Laatst nog een voorbeeld: een klant wilde voor alle deelnemers wifi. Dit was beschikbaar, maar wel voor €16 per persoon! Je snapt dat deze klant de bewuste locatie volgende keer links laat liggen.
 
Een ander ding waar ik me enorm aan kan storen is het 'klakkeloos achter de hype aanlopen'.
Organisatoren die 'iets' willen doen met social media, zonder te weten hoe het eigenlijk werkt en dus hoe ze het efficient kunnen inzetten. Of social media (waar het draait om contacten) inzetten als online media, en het gaan beoordelen op bijvoorbeeld clickrates.
Regelmatig hoor ik teleurgestelde mensen die vol enthousiasme een LinkedIn groep aangemaakt hebben, waar het vervolgens angstvallig stil blijft. De 'misser' wordt vervolgens afgedaan met de conclusie dat 'de doelgroep er nog niet klaar voor is'. Maar ik vraag me dan af wie er nu eigenlijk nog niet klaar voor was.........
 
Wat is voor jou een geslaagde meeting/event?
Als iedereen energie krijgt, die kan je voelen! Die energie is de basis om je andere doelstellingen te kunnen realiseren.
Eigenlijk is een geslaagde meeting een spel van allerlei voorwaarden die moeten kloppen. Mensen moeten het fijn vinden om er te zijn. Dit kan inhoud zijn (heel boeiende sprekers), mensen die ze kunnen ontmoeten, activiteiten die ze kunnen doen. Daarnaast moeten natuurlijk ook de randvoorwaarden goed ingevuld worden. Daarbij draait het overigens meer om een goede balans en het managen van de juiste verwachtingen. 
 
Een mooi voorbeeld is de onlangs gehouden Social Media Day in Eindhoven (#SMDay040). Zonder budget werd in no-time een compleet ge-crowdsourced evenement opgezet (lees hier meer over #SMDay040).  
 
 

Je gaat voor CongresWereld een serie artikelen maken over sociale/digitale media. Hiermee help je organisatoren inzich te krijgen in wat een bepaalde tool voor ze kan betekenen. Waarom doe je dit?
Ik heb al een natuurlijk ambitie om zoveel mogelijk van de wereld te zien en te ontdekken. Vele sociale en digitale tools ken ik al of gebruik ik zelf, maar ik kan zo ook weer nieuwe dingen ontdekken. Het onderwerp ligt daarbij dicht bij mijn passie - zoals ik al eerder aangaf vind ik het leuk om complexe zaken begrijpelijk te maken en daarmee een stukje van je kennis te delen.
 
Wat wil je de lezers meegeven?
Je hoeft niet bang te zijn voor techniek, het kan je leven stukken makkelijker maken. Maar neem wel de moeite om je er even in te verdiepen, en als je ervoor kiest, zorg dan ook dat je het goed en niet half doet! Je hoeft het ook zeker niet allemaal zelf te doen, maar een beetje kennis maakt je ook een betere gesprekspartner voor wanneer je taken uitbesteedt. Met deze serie artikelen hoop ik een stukje bij te kunnen dragen.
 
Gerrit's eerste MeetingToolTest gaat over het onlangs gelanceerde en veelbesproken Google+
Lees hier zijn bevindingen met deze tool. 

Gerrit kan je volgen via zijn websites www.triqle.eu en www.vivo.nu, via zijn blog of via twitter @gheijkoop