Nieuws  
 

Virtuele vergaderingen hebben zeker hun uitdagingen. Zo is het bijvoorbeeld erg moeilijk voor alle aanwezigen om actief deel te nemen aan een virtuele vergadering. Het is ook moeilijk om mensen te 'lezen' als je hun gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal niet kan zien tijdens bijvoorbeeld een conference call. Weliswaar komt video steeds meer opzetten, maar ook daar is het nog niet altijd gebruikelijk dat iedereen elkaar ook kan 'zien'.
 
De Canadese veranderingsmanagement specialist en voormalig system engineer Diana Huggins geeft een aantal eenvoudige etiquette regels, waarmee je het meeste uit je virtuele vergaderingen kan halen:

  • Beperk het aantal aanwezigen. Hoe meer deelnemers, hoe moeilijker het is om de vergadering goed te laten verlopen. Overweeg een maximum van 10 deelnemers voor een virtuele vergadering.
  • Maak een agenda voor de virtuele vergadering en zorg ervoor dat alle deelnemers deze ruimvan te voren via de mail (of andere digitale vorm) ontvangen.
  • Vermijd lange virtuele vergaderingen. Door het kort houden van de vergadering met een sterke focus op de agenda, kan je voorkomen dat deelnemers de neiging krijgen allerlei andere zaken tijdens de vergadering te gaan doen.
  • Vraag de deelnemers om op tijd aan te melden/in te loggen voor de vergadering. Als nieuwe deelnemers laten toetreden, vormt dat een hinderlijke afleiding voor de andere deelnemers.
  • Begin de virtuele vergadering met een introductie van alle aanwezigen.
  • Vermeld duidelijk wat de algemene doelstellingen of de doelstellingen van de bijeenkomst zijn (wat wil je bereiken in het tijdschema).
  • Hou je zoveel mogelijk aan de agenda.
  • Vraag alle deelnemers om de Mute knop te gebruiken als ze niet spreken. Achtergrondgeluid is een grote afleiding tijdens virtuele vergaderingen (denk maar eens aan iemand die nerveus zit te klikken met zijn of haar pen).
  • Stel duidelijke richtlijnen op over hoeveel tijd iedereen krijgt om te spreken of reageren. Je zou bijvoorbeeld ook na elk agendapunt een korte ronde kunnen doen waarin je iedereen uitnodigt te reageren en feedback te geven.
  • Vraag alle deelnemers om zich te identificeren voordat ze spreken. Anders is het moeilijk om te weten wie het woord is.

Op zich lijkt het veel op hoe een normale, face-2-face vergadering zou moeten verlopen. Maar doordat je elkaar niet kan zien, zijn zaken die zo vanzelfsprekend lijken ineens helemaal niet zo vanzelfsprekend meer. En als we dan ook nog bedenken dat we doorgaans al zoveel moeite hebben om een face-2-face vergadering goed te laten verlopen........

Bron: Diana Huggins / redactie CongresWereld

Plaats op:
Datum: 14 april 2011
Gerelateerde artikelen  
31-08-2015 Nieuws Inspirerende vergaderingen na de zomervakantie, hoe organiseer je die?
14-10-2010 Redactie Tips en valkuilen voor uw virtuele vergadering
02-07-2015 Nieuws 9 tips voor een efficiŽntere vergadering
25-07-2007 Nieuws Tien tips voor succesvolle vergaderingen
26-05-2011 Nieuws Virtuele beurzen en events zullen face-to-face voorlopig nog niet vervangen
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
ÔŅĹ 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 1,67 seconden.