Het eerste Rotterdam Associatie Symposium, dat op 7 april plaatsvond in Cultuur- en congrescentrum Podium O 950 is een succes gebleken. In totaal kwamen 45 organisatoren uit de wetenschappelijke (medische) sector en de verenigingsbranche bijeen om in een open setting kennis uit te wisselen over alle facetten die komen kijken bij het organiseren en binnenhalen van nationale en internationale congressen in Rotterdam. Met name de programma-invulling bestaande uit een ludieke "De Wereld Draait Door Sessie", een inspirerende ‘tafellaken workshop' en een informele netwerklunch werden hoog gewaardeerd door de deelnemers. Rotterdam Marketing/Rotterdam Convention Bureau heeft de intentie om het symposium jaarlijks terug te laten keren.

Nieuw platform ter bevordering van kennisdeling
Het Rotterdam Associatie Symposium is een nieuwe aanvulling op een reeks van activiteiten en studiedagen die Rotterdam Marketing een aantal keer per jaar organiseert. Tijdens dergelijke dagen krijgen organisatoren van zakelijke evenementen de kans om kennis te maken met Rotterdam als congres- en evenementenstad. "Voor de wetenschappelijke sector en de verenigingsbranche ontbrak het echter nog aan een goed platform voor het uitwisselen en samenbrengen van kennis, ervaring en informatie", zegt Vivi de Regt, accountmanager associatiemarkt Rotterdam Marketing. "Vanuit de markt zagen wij een behoefte om nog meer tot samenwerking en afstemming te komen tussen de diverse partijen. Het Rotterdam Associatie Symposium bleek een ideale tool om bepaalde vraagstukken te behandelen en in deze behoefte te voorzien".

Interactieve benadering werkt
Bij het organiseren van een congres komt heel wat kijken. In het symposium ligt enerzijds de nadruk op de praktische invulling. Wat kun je zelf doen en wat besteed je uit. Hoe ga je om met planningen en begrotingen, locatiekeuze en sociale programma's, promotie en logistiek. Anderzijds wordt er gekeken naar de meerwaarde om een congres naar Rotterdam te halen en worden er tips gegeven over hoe je een bid boek kunt samenstellen. Samen met Aaaaha! the Actor Factory, al enkele jaren bedreven in het begeleiden van interactieve sessies en workshops, zijn al deze vraagstukken op ludieke wijze verwerkt in een "De Wereld Draait Door Sessie".

"Het voornaamste doel is om mensen te verbinden die allemaal ervaring hebben in deze markt. In ervaringen zitten veelal lessen waaruit men voordeel en inspiratie kan halen, vertelt Erik Peekel, die tevens de rol van dagvoorzitter vertolkte. "Aan de hand van tips en praktijkvoorbeelden komt het denkproces en de discussie op gang". Genoemde vraagstukken konden zodoende vervolgens nog eens rustig worden nabesproken in 3 tafelsessies van 25 minuten waarbij ook diverse afgevaardigden van Rotterdamse hotels en congreslocaties aanschoven. De afsluitende lunch bood tot slot voldoende gelegenheid tot netwerken.

Deelnemers spreken zich lovend uit
Het eerste Rotterdam Associatie Symposium is positief ontvangen door de deelnemers en is voor velen een inspirerende, verrassende en leerzame bijeenkomst gebleken. "De dag is voorbij gevlogen", zegt mevrouw Meeuwisse van het Erasmus School of History, Culture and Communication. "Het was een intensieve sessie, waarbij je op een leuke manier continu getriggerd werd om bij de les de blijven. Het is een bron van informatie gebleken waar ik een aantal goede ideeën aan heb over gehouden". Mevrouw Smits, verbonden aan het VU Amsterdam, sluit zich daar bij aan. "Onlangs hebben wij samen met Rotterdam Marketing het bid binnengehaald voor ICPC 2012 (International Conference on Phosphorus Chemistry). Momenteel zijn we druk bezig met de organisatie en daarom is het juist nu zo interessant om ervaringen van anderen te horen, maar ook om te zien hoe je met enige creativiteit met een beperkt budget toch veel kunt bereiken". Mevrouw Nooijen, werkzaam bij Daniel Den Hoedkliniek Erasmus MC beschrijft het symposium vooral als een verrassend leerzame ochtend. Ik weet nu al dat ik met een nieuwe verfrissende blik naar nieuwe locaties zal kijken".

Het eerste Rotterdam Associatie Symposium is mede mogelijk gemaakt door:
* Ahoy Rotterdam
* Arjan van Dijk Groep
* Beurs-WTC Congress & Event Center
* Concert- en congresgebouw De Doelen
* Het congresbureau Erasmus MC
* Inntel Hotels Rotterdam Centre
* Kuiters idee & organisatie