Overheden en bedrijven besteden jaarlijks 4,7 miljard euro aan externe bijeenkomsten en evenementen. Het gaat hierbij onder meer om vergaderingen, opleidingen, congressen en personeelsfeesten.
Zij betalen miljoenen euro's teveel voor deze bijeenkomsten en events. Als ze het slimmer aanpakken kunnen ze bij dezelfde locaties terecht voor veel minder geld, zo blijkt uit onderzoek van TNS Nipo in opdracht van online aanbestedingssite Meetingspot.nl. TNS Nipo onderzocht de prijzen van locatiehuur, catering, faciliteiten en overnachtingen.
Prijzen pakken bij online aanbesteding vaak veel lager uit dan via directe offertes of offertes aan tussenpersonen. Dit verschil kan oplopen tot tientallen procenten van de totaalprijs.

Onderzoekers vroegen voor 38 evenementen ruim 500 offertes aan en vergeleken die onderling. Conclusie: on line aanbesteding levert in meer dan de helft van de prijsaanvragen (60%) de scherpste gemiddelde offerteprijs. Het is de eerste keer dat een onafhankelijk bureau onderzoek heeft gedaan naar de prijzen en prijsvorming bij vergader- en evenementlocaties.

TNS Nipo vergeleek prijzen die rechtstreeks door vergader- en evenementlocaties werden geoffreerd met de prijzen die werden geoffreerd na online aanbesteding. De prijsverschillen kunnen oplopen tot ruim dertig procent. Ook offertes aan gespecialiseerde intermediairs blijken vaak onnodig duur.

Online aanbesteding
Bij online aanbesteding geeft degene die een locatie zoekt een omschrijving van het soort locatie en het soort evenement. Horecaondernemingen kunnen op deze zoekopdracht intekenen of contact opnemen. Daarna is voor iedereen zichtbaar welke partij een bieding heeft uitgebracht en tegen welke prijs. De locatie-aanbieders kunnen tegen elkaar opbieden. In tegenstelling tot traditionele aanbestedingsprocedures kunnen bij online aanbestedingen ook kleinere horeca-ondernemers meedingen naar opdrachten van overheid en bedrijfsleven.

Het volledige rapport van TNS Nipo is te downloaden op http://www.meetingspot.nl/pdf/TNSNipoprijsonderzoekmeetinglocaties.pdf

www.meetingspot.nl