IMEX America, de nieuwe vakbeurs die van 11-13 oktober in Las Vegas gehouden wordt, heeft vooruitlopend op de beurs een aantal kopstukken uit de internationale meeting industrie gevraagd naar wat zij als dé trends voor 2011 zien.

Een permanent panel van 45 senior meeting professionals (waarvan 25 uit Europa) wordt periodiek gevraagd hun visie op de toekomst te geven. Onder hen onder andere de CEO's van ASAE, Meeting Professionals International (MPI), Global Events Partners, Maritz Travel en IMEX Group.

Belangrijkste conclusie is toch wel dat de voorzichtigheid in 2011 plaats gaat maken voor vertrouwen. De ondervraagden zien verder een toename van het aantal bijeenkomsten én de budgetten. Tegelijkertijd zullen groene initiatieven hoog op de agenda blijven staan, evenals de ontwikkelingen in virtuele vergaderingen. Het aantonen van return on investment van meetings en events alsmede het doorvoeren van kostenbesparend beleid blijven beide ook de kern van de besluitvorming van senior professionals uit de industrie uitmaken.

• Aantal meetings zal stijgen: 58 procent verwacht dat het aantal meetings en incentives zal stijgen in 2010, 37 procent verwacht een stabilisatie en slechts 5 procent ziet het aantal dalen.
• Budgetten nemen toe: 57 procent verwacht daarnaast ook een stijging van de budgetten in 2011 (bij 18 procent is dit zelfs een aanzienlijke stijging). Daar staat tegenover dat 18 procent verwacht dat budgetten ook in 2011 zullen dalen.
• Het vertrouwen neemt toe: Vergeleken met het Global Insights Onderzoek uit dezelfde periode in 2009 is er een opmerkelijke verschuiving van voorzichtigheid naar meer vertrouwen. Men heeft het idee dat het ergste van de recessie nu wel achter de rug is, waarbij men ook weer iets verder vooruit durft te kijken (in het vorige onderzoek overheerste de zeer-korte-termijn planning). In totaal is 71% optimistischer over de komende 12 maanden
• Kostenbesparing topprioriteit: Was de onzekerheid over de wereldwijde economische vooruitzichten in het vorige onderzoek nog de dominante factor in besluitvorming, inmiddels heeft deze plaats gemaakt voor kostenbesparing volgens 26% van de respondenten. Andere dominante factoren in de besluitvorming zijn de bezorgdheid over stijgende kosten en vergoedingen voor leveranciers en hoe te voldoen aan nieuw gevormd reis- en onkostenbeleid van de organisatie.
• Een mix van virtuele en face-to-face ontmoetingen: Ondanks de verwachting dat senior managers onderdruk staan om hun tijd weg van kantoor te verminderen, blijkt uit het onderzoek een ander beeld. Meer dan 60% van de respondenten had dit niet in hun top-5 staan. Dit lijkt in strijd te zijn met de groei van virtuele vergaderingen en videoconferenties en toont aan dat technologie mensen niet verhindert om bedrijfskritische face-to-face bijeenkomsten bij te wonen. De respondenten erkennen wel dat de behoefte om te begrijpen hoe virtuele met face-to-face meetings te combineren een groeiende prioriteit is.
• Communiceren van de voordelen van meetings en congressen: Een kwart van de respondenten verwacht dat het gedetailleerd aantonen van het rendement op de investering van bijeenkomsten, evenementen en incentives (zodanig dat het management dit volledig begrijpt) de eerste of tweede prioriteit is.
• MVO is een blijvertje: De angst dat financiele motieven de aandacht voor mvo naar de achtergrond zouden drukken, wordt enigszins weggenomen. Het belang van duurzame en milieuvriendelijke aspecten blijft hoog gewaardeerd worden. 42 procent streeft ernaar om mvo mee te laten spelen bij alles wat ze doen, terwijl nog eens 22 procent op dit moment beleid op dit gebied ontwikkelt. Overigens antwoordde ook een kwart van de respondenten wel het belang in te zien, maar nog geen enkel beleid te hebben om bijvoorbeeld lokale communities en goede doelen te ondersteunen.

• De waarde en ROI van meetings aantonen
  • Meetings moeten niet gezien worden als kostenplaats, maar als katalysator ter ondersteuning van innovatie en omzetgroei.
  • Activiteiten moeten aansluiten op het beoogde doel, nieuwe ideeën opleveren en ROI brengen
• Omarm virtuele vergaderingen, maar laat ze ook gericht face-to-face blijven ontmoeten
• Strategieën voor de toekomst
  • We moeten sponsors overtuigen om congressen te ondersteunen en betrouwbare partners te worden
  • Bijeenkomsten moeten beter geintegreerd worden in de totale business strategie, door ze te positioneren in een "business context" en als "onderdeel van een belangrijke zakelijke dienstverlening".

© Redactie CongresWereld