Wat hebben de komende tien jaar in petto voor organisatoren van congressen en evenementen? Meeting industrie expert Jeff Hurt geeft zijn kijkje naar 2011 en het komende decennium.

1. Toegenomen complexiteit en volatiliteit waarbij verandering de ‘constante' is geworden en onzekerheid de reactie daarop.
   Succesvolle organisatoren zullen in staat zijn om flexibel te schakelen in snel veranderende tijden. Het vermogen om alert te zijn en snel tussentijdse aanpassingen te makken wordt zeer gewaardeerd.
2. Congressen zullen steeds gespecialiseerder worden.
   Deelnemers willen meer diepgang in de educatie, die ook nog eens is aangepast op hun unieke behoeften. Grote congressen die een breed en oppervlakkig aanbod bieden zullen dit voelen. Degenen die op maat gemaakte, innovatieve, unieke content kunnen bieden voor gespecialiseerde groepen zullen succesvol zijn.
3. Integratie van face-to-face en digitale belevingen zal gemeengoed zijn.
   Onze angst dat digitale evenementen de face-to-face meetings zullen kannibaliseren maakt plaats voor het ontwikkelen van programma's voor deelnemers zowel on-site als  op afstand. Steeds meer organisaties zullen de shift maken, waarin ook sprekers zich virtueel zullen richten tot een live publiek.
4. Meeting software zal bezoekers helpen slimmere keuzes te maken voor inhoud, registratie en contacten.
   Software toepassingen zullen steeds intuïtiever en onzichtbaarder worden en de mogelijkheid bieden om de intenties van vroegere deelnemers te voorspellen.
5. Kleinere congressen zullen de krachten bundelen met grote congressen via co-locatie.
   Samenwerkingsverbanden met grote congressen zullen toenemen, waarbij kleine niche congressen innovatieve formats, organisatorische flexibiliteit en gedetailleerde kennis van de klant inbrengen.
6. Congressen zien de opkomst van een nieuw soort deelnemer, de onafhankelijke zelfstandige ‘consultantachtige'.
   De arbeidsmarkt verschuift en congresorganisatoren zien de deelname van de traditionele werknemer veranderen naar enkele nieuwe categorieën van deelnemers, nu flexibele arbeidsverhoudingen de nieuwe norm gaan vormen. Met een steeds groter aandeel flexibele arbeidskrachten zoals consultants, zzp-ers en freelancers, zullen  organisatoren hun deelnemer categorieën moeten herdefiniëren.
7. Meer bedrijven en verenigingen zullen hun meetings en events outsourcen.
   Organisaties zullen in toenemende mate de waarde en besparingen ervaren van extern gecontracteerde dienstverlening.
8. De meeting architect/designer zal net zo belangrijk worden als de logistiek.
   Organisaties hechten grote waarde aan belevingen die een emotionele impact hebben en hun merk ondersteunen of versterken. Een logistiek goed georganiseerde bijeenkomst alleen is niet meer voldoende.
9. Generatie Y en de vergrijzende Baby Boomers zullen de twee grootste deelnemergroepen vormen.
   De Baby Boomers zullen niet als vanzelfsprekend met pensioen gaan en blijven langer beroepsmatig actief. Sommigen beginnen zelf een nieuwe carrière. Generatie Y wordt volwassen en heeft een uitstekende beheersing van mobiele en sociale platforms en daarmee de wereld onder handbereik. Organisatoren zullen zich op beide doelgroepen moeten richten.
10. Deelnemers zullen actieve participatie eisen in alle fasen van het evenement, vanaf de planning tot de onsite beleving.
    Deelnemers zullen het gehad hebben met lezingen van ‘pratende koppen' die ook prima online hadden kunnen worden gegeven en gedeeld. Leden van vereniging zullen eisen dat de traditionele jaarlijkse ALV-bijeenkomsten verplaatst worden aparte bijeenkomsten of programmaonderdelen en niet langer onderdeel uitmaken van het hoofdprogramma en/of de lunches.
11. Organisatoren van congressen moeten informatie via mobiele apparaten en onsite Wi-Fi aanbieden.
    Smartphones en mobiele apparaten zijn de nieuwe norm. Deelnemers verwachten ook op uw congressen nog te kunnen communiceren en zaken te doen.
12. Aziatische en Midden-Oosterse markten zullen ervaren  Amerikaanse en Europese organisatoren naar zich toe trekken.
    Nu deze economieën sterk groeien, zullen meer en meer meeting professionals hun Amerikaans / Europese banen inruilen voor goedbetaalde jobs in deze gebieden. De vraag naar ervaren professionals zal daardoor toenemen.
13. Sponsors en exposanten zullen hun budgetten verschuiven van de beursvloer naar andere mogelijkheden met een hoge zichtbaarheid.
    De hoge kosten voor exposeren en de veranderingen in de manier waarop goederen en diensten ingekocht worden, zullen leiden tot nieuwe kansen voor sponsoring rondom de traditionele beursvloer.
14. ROI van congressen en evenementen zal gericht zijn op de triple bottom line.
    ROI van meetings en evenementen heeft de afgelopen vijf jaar een vaste plek verworven, waarbij steeds meer naar de bottom line gekeken wordt. Sommigen spraken al over winst én impact op onze planeet. In de komende tien jaar zullen we gaan kijken naar Profit, Planet én People.

Bonus: Wanneer de Generatie Z volwassen wordt, zullen ze het bestaande model van traditionele face-to-face educatieve programma's en kosten uitdagen.
Zij zullen in toenemende mate op maat gemaakte, gepersonaliseerde en betaalbare informatie willen. Hun vertrouwdheid met digitaal leren zal organisatoren ertoe dwingen om real-time, on-demand mogelijkheden aan te bieden voor congressen.

Jeff Hurt is Director of Education and Engagement bij Velvet Chainsaw Consulting en kan bogen op meer dan 20 jaar ervaring in events en de non-profit sector als consultant, education coordinator, director of education en als Professional Development Manager van MPI en de Promotional Products Association International (PPAI). Lees het originele artikel hier.

Jeff Hurt/Redactie CongresWereld