Heb je een leuke vacature 'gespot', dan wil je natuurlijk meer weten over de functie, maar zeker ook over het bedrijf dat de vacature aanbiedt. Want hoe bepaal je nu of de organisatie wel bij jou past?
Om je een beetje op weg te helpen plaatst CongresWereld interviews met bedrijven met een vacature op onze site. Zo kan je bijvoorbeeld lezen van je mogelijke toekomstige collega hoe zij het werken bij het bedrijf ervaren en wat de functie inhoudt.

Deze keer aan het woord: Inge van Rooij, commercieel manager bij het in Den Haag gevestigde Hotel Contact/Worldmeetings.

Als je de organisatie zou moeten omschrijven in één zin, hoe zou deze luiden?
Hotel Contact/Worldmeetings is dé ideale assistent op gebied van meetingservices, locatiebemiddeling en hotelreserveringen.

Wat zie je zelf als het leukste onderdeel van jouw functie?
Ik ben al bijna 7 jaar in dienst, maar Hotel Contact/Worldmeetings is eigenlijk voortdurend in ontwikkeling. Geluiden uit de markt zetten we om in concrete diensten. Dit geeft veel diversiteit in werkzaamheden. Maar niet alleen de afwisseling in werkzaamheden maken de functie interessant, ook  de verscheidenheid aan contactpersonen die ik spreek en de organisaties waarvoor wij werken dragen hieraan bij. Na afloop van een relatiebezoek heb ik al eens een rondleiding gehad in een oude gevangenis, een drukkerij van dagbladen en een scheepswerf. En de volgende dag zit je aan tafel bij een procurement officer van een grote multinational of ga je met een event manager op site inspectie.

Wat doet Hotel Contact?
Hotel Contact/Worldmeetings is een zakelijke dienstverlener op het gebied van meetingservices. Onze insteek is het verminderen van kosten voor de opdrachtgever, niet alleen door directe besparingen in de vorm van kortingen, maar ook indirect door verhoging van efficiency van werkprocessen.
We ondersteunen organisaties bij alle werkzaamheden die het  boeken van externe verblijfsaccommodaties met zich meeneemt; van strategische advisering en inkoop tot het plaatsen van reserveringen en factuurafhandeling.

Voor wie werken jullie zoal?
Wij werken veelal voor grote multinationals als ABN AMRO Bank, Fortis Bank KPN, Getronics en 3M; maar ook kleinere organisaties maken al jarenlang gebruik van onze dienstverlening.

Waarin onderscheiden jullie je in de markt?
We zijn specialist en marktleider op gebied van small meetings. We nemen meetingmanagement van A tot Z uit handen, van inkoop tot administratieve afhandeling. Onze dienstverlening is bereikbaar via een booking tool op internet maar ook persoonlijk, via ons Service Center.
Kenmerkend is het innovatieve karakter, ontwikkelingen in de markt of bijzondere voorkeuren van opdrachtgevers kunnen snel worden vertaald in systemen en werkwijzen. Zo kunnen organisaties met een groter volume aan hotelovernachtingen en bijeenkomsten deelnemen aan een inkoopconcept. We ontwikkelen customized websites voor opdrachtgevers, zorgen dat onze e-invoices aansluiten op interne administratieve systemen.

Met welke collega's gaat de Sales Coördinator straks nauw samenwerken?
De functie valt onder de afdeling sales en accountmanagement. Je wordt de directe collega van Caroline (databasebeheer), Ruth (relatiebeheer) en mijzelf (commerciële zaken).

Is de baan een kantoorbaan of ben je juist veel op pad?
De werkzaamheden vinden met name op kantoor plaats. Maar voor het geven van presentaties of bij deelname aan netwerkactiviteiten, zal de nieuwe collega op locatie zijn. Overigens is een kantoorbaan bij Hotel Contact/Worldmeetings een ruim begrip: telewerken wordt gestimuleerd; je kunt met je laptop ook thuis aan de slag.

Jullie zijn pas verhuisd. In wat voor kantooromgeving komt de Sales Coördinator te werken?
Ons kantoor is gevestigd in een 19e eeuws herenhuis aan de Laan van Meerdervoort te Den Haag. Op de begane grond is het Service Center gevestigd in één grote, open ruimte. Dit is het hart van onze organisatie, hier vinden alle boekingen plaats. Op de eerste etage zijn de werkplekken van alle ondersteunende functies (ICT, accommodatiebeheer, sales, management), dit zijn allemaal flexplekken.

Hoe ziet de gemiddelde werkdag er straks uit?
Aangezien het een zeer gevarieerde functie betreft, is het moeilijk om een vaste dagindeling te schetsen, vandaar dat ik het wat algemener houd. De Sales Coördinator ontwikkelt en onderhoudt de communicatiemiddelen die worden ingezet bij de acquisitie van nieuwe relaties en het beheren van bestaande relaties. Denk hierbij aan foldermateriaal, websites, nieuwsbrieven, presentaties. Het uitdragen en verkopen van het imago en de identiteit van de opdrachtgever door goede public relations en het actief genereren van free publicity, behoren eveneens tot het takenpakket. Daarnaast benadert de nieuwe collega pro-actief potentiële opdrachtgevers door het geven van on-line trainingen en presentaties, maar ook via social media en deelname aan netwerken.

Hoe zou je de sfeer bij jullie organisatie willen omschrijven?
Hotel Contact/Worldmeetings is persoonlijk, service gericht, professioneel en innovatief.
Onze medewerkers dragen deze kenmerken uit en voelen zich thuis. Hotel Contact heeft veel ervaring in huis, het merendeel van de collega's werkt hier al meer dan 5 jaar. Wellicht heeft het er mee te maken dat mijlpalen zoals een 5- of 10 jarig dienstverband altijd goed gevierd worden. En volgend jaar bestaat Hotel Contact alweer 20 jaar -  ook dat wordt weer een feest. Verder is het grote aantal vrouwelijke collega's opvallend, hoewel je dit natuurlijk vaker ziet in dienstverlenende organisaties.

Tot slot, met welke soort achtergrond en ervaring vindt een kandidaat straks de beste aansluiting bij jullie organisatie?
Wij zoeken een collega met  een afgeronde communicatieopleiding op HBO-niveau, aangevuld met minimaal 2 jaar relevante werkervaring. Je bent communicatief sterk, mondeling vaardig en je hebt een vlotte pen.
Het is een zelfstandige functie, daarom zoeken we naar iemand die beschikt over zelfstartend vermogen, creatief maar hands-on en altijd met een focus op resultaat.
 
Ga naar de vacature voor Sales Coördinator bij Hotel Contact/Worldmeetings
*** de vacature is inmiddels vervuld ***