Nog 5 dagen en dan komt de crème de la crème van de Nederlandse meeting industrie bij elkaar in Amsterdam voor het jaarlijkse MPI Nederland congres, de NL Conference. Inmiddels als bijna 300 congres-/meeting professionals - leden én niet-leden van MPI - zullen in het Elicium van de RAI getuige zijn van de [R]evolutie, zoals de organisatoren het congres betiteld hebben.

Met organisator Xander Kranenburg kijken we hoe naar het hoe en waarom van dit bijzondere congres. Xander, in het dagelijks leven ook organisator van congressen en events voor zijn bedrijf Live Solutions, kijkt met een verrassend frisse blik naar congressen. Voor hem staat niet de logistiek van events centraal, maar de boodschap. In de afgelopen jaren zijn we het organiseren tot doel gaan verheffen, maar het gaat om de inhoud.

In de aanloop naar het congres hebben we regelmatig informatie, uitnodigingen en promoties langs zien komen, via uiteenlopende kanalen (van papier tot internet, van vakbladen en -sites tot twitter). Dat lijkt op een behoorlijk intensief traject?
"Wat je aandacht geeft krijg je terug", trapt Xander af. "We hebben een fantastisch team dat er vol voor gaat. En de aanhouder wint. Kijk maar een naar Mark Tuitert, die na zes intensieve jaren van ‘net niet' precies op het juiste moment al zijn doorzettingsvermogen beloond ziet in de ultieme beloning van een gouden plak op de Olympische spelen. Eigenlijk is het voor ons net zo, we gaan vol gas door met enthousiast organiseren en voorbereiden en daarvoor wacht onze beloning op 9 maart als de deelnemers op een succesvolle dag terugkijken."

Even over dat team: jullie organiseren dit congres met vier personen, maar ieder van jullie heeft een drukke baan. Hoe hou je dat vol?
Xander: "Eigenlijk gaat het vanzelf. Toen we met z'n vieren voor het eerst bij elkaar kwamen (Erik Peekel, Eveline Koeman, Stephen van Es en Xander zelf, red.) merkten we gelijk de ‘click'. Alle vier wilden we er vol voor gaan om ons een bijzonder congres neer te zetten. Het leuke is dat we de volle vrijheid hebben om ons stempel te drukken op het congres. Onze visie en ideeën terug laten komen in opzet en inhoud."
Kranenburg vervolgt: "Het is overigens wel belangrijk dat je een team hebt dat bereid is veel tijd en energie te stoppen in iets waar geen financieel belang bij is. We zijn leden van MPI en organiseren als vrijwilligers dit congres. Allemaal hebben we ons eigen werk er nog naast en dat is alleen vol te houden als je hetzelfde enthousiasme en dezelfde visie deelt!"

Als we naar de aankondigingen en het programma kijken, krijgen we iets compleet anders te zien. Ongetwijfeld zit achter jullie [R]evolutie een visie?
"Zeker weten! Iedereen kan zien dat er veel verandert in onze business. De tijd van ‘copy-paste' van offertes, programmas en draaiboeken is voorbij", legt Xander uit. "Mensen kunnen via zoveel kanalen bij een overvloed aan informatie. Doelstelling van zo'n congres is op die veelheid aan info een soort ‘filter' toe te passen voor de elementen die belangrijk zijn en die naar voren te brengen op een verfrissende wijze. Wij willen een statement maken over de ontwikkelingen in het meeting vakgebied. De natuurlijke evolutie is er, maar door de vele nieuwe mogelijkheden die technologie ons biedt raakt alles in een stroomversnelling en hebben we onze revolutie."

Dus er zit duidelijk meer achter de titel, dan alleen een triggerende kreet?
"Natuurlijk gaat het om een pakkende titel die uitnodigt tot verder lezen, maar als het programma zelf daar verder geen invulling aan geeft, heb je uiteindelijk niets meer dan een lege huls. Wij zijn op zoek gegaan naar sprekers die het verschil maken, die praten vanuit hun passie en gedrevenheid. Stuk voor stuk mensen met een verhaal. In 20 minuten kunnen zij de antwoorden ook niet geven, maar wat ze wel kunnen is de deelnemers aan het denken zetten. Je constant afvragen of je met de juiste dingen bezig bent."

Is dat ook de reden waarom jullie zoveel netwerktijd ingebouwd hebben?
"Je krijgt op 9 maart niet alleen 15 sprekers te horen, maar er is inderdaad ook meer netwerktijd dan je gemiddeld op een dagcongres ziet. Dat hebben we bewust gedaan, niet alleen omdat het face-to-face ontmoeten en contacten kunnen leggen en onderhouden één van de belangrijke doelstellingen is voor een congres als dit, maar vooral ook om de deelnemers de gelegenheid te geven met elkaar in gesprek te gaan over wat ze net daarvoor van de sprekers gehoord hebben. Daartoe zullen ze door de verhalen van de spekers zeker getriggerd worden."

Mochten er nog organisatoren zijn die zich nog niet aangemeld hebben of nog twijfelen over deelname, wat wil je ze dan nog meegeven?
"Eigenlijk zou ik willen zeggen ‘let us take you on a rollercoaster ride'! We beloven je zoveel verhalen, ideeën en inspiratie dat je aan het eind van de dag echt op adem moet komen. Om vervolgens de dag erna vol enthousiasme aan de slag wil gaan met die dingen uit de dag die jou het meeste geïnspireerd hebben. En daarnaast is het ook een uitgelezen kans om in één dag bijna 300 vakgenoten te ontmoeten en ervaringen te delen." 

Alle informatie over programma, spekers en aanmelden is te vinden op: http://www.nlconference.nl

Het organisatieteam van de NL Conference 2010 bestaat uit (vlnr):

Xander Kranenburg - Live Solutions - Director NL Conference 2010
Eveline Koeman - MCI - Productie & Programma
Erik Peekel - Aaaaha! the Actor Factory - Marketing & Programma
Stephen van Es - Rotterdam Marketing - Sponsoring & Communicatie