De afdeling Concerninkoop van de Gemeente Utrecht heeft een aanbesteding voor externe vergaderlocaties uitgeschreven om tot een raamovereenkomst te komen met enkele aanbieders in Utrecht en directe omgeving, voor een periode van 2 jaar, met optionele verlengingen van 2x 1 jaar.
 
Doel van deze Europese aanbesteding is om raamovereenkomsten af te sluiten met alle geschikt bevonden inschrijvers. Het gaat om het leveren van externe vergaderlocaties inclusief dienstverlening, catering en AV-apparatuur voor alle diensten van de gemeente Utrecht.

De organisatie van de gemeente Utrecht is opgebouwd uit een bestuurlijk en een ambtelijk apparaat. Het gemeentebestuur omvat de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders en bestuurt het (samen)leven en wonen van zo’n 300.000 Utrechters. Het gemeentebestuur wordt in de voorbereiding en uitvoering van haar besluiten bijgestaan door ongeveer 4.700 ambtenaren. Zij zijn verdeeld over 15 diensten en ruim 100 locaties.

Ondanks de aanwezige eigen vergaderruimtes in deze locaties, ziet men zich ook regelmatig genoodzaakt uit te wijken naar andere locaties.
Door middel van deze aanbesteding wil de gemeente Utrecht medewerkers gebruik laten maken van die externe vergaderlocaties, waar de gemeente Utrecht afspraken mee heeft gemaakt.

Gemeente Utrecht streeft ernaar met alle geschikt bevonden partijen binnen het postcodegebied 3400 tot en met 3999 een raamovereenkomst te sluiten. De geschikt bevonden locaties komen in een overzicht op het intranet van de gemeente Utrecht onder vermelding van de website of flyer, de standaardprijs van de zaalhuur voor een dagdeel, de capaciteit (minimaal/ maximaal), de locatie, toegankelijkheid voor minder validen, de vastgestelde kortingspercentages en indien van toepassing het kortingspercentage op een hotelovernachting. Medewerkers die een vergaderlocatie zoeken, kunnen hier hun keuze bepalen op basis van hun behoeften.

Inschrijven kan tot 17 mei 2010. Inschrijvers hebben de mogelijkheid vragen en/of opmerkingen m.b.t. de offerteaanvraag schriftelijk (bij voorkeur per e-mail) in te dienen. De sluitingsdatum voor het indienen van vragen is maandag 19 april 2010 om 11.00 uur.

De aanmelding voor inschrijving en bijehorende documenten zijn te vinden op aanbestedingskalender.nl (kenmerk van de aanbesteding is 77 GU 09).
http://www.aanbestedingskalender.nl/noticedetails.aspx?id=500ad686-f4ea-413f-901c-432db3876d8d

Datum aankondiging: 25/02/2010.