Bedrijven kunnen maar liefst besparingen van ruim 20% realiseren op hun zakelijke hotelkosten. De besparingen liggen binnen handbereik als bedrijven aandacht besteden aan vier belangrijke gebieden. Te weten: een verscherpt toezicht op een correcte naleving van het reisbeleid door de reiziger; een nauwkeurig geformuleerd en opgezet reisbeleid/programma, het intensiveren van de onderhandelingen met hotelketens voor een beter resultaat en het nauwgezet volgen van de hoteluitgaven via een zogenaamd
‘tracking' systeem. De expertise van een reismanagementorganisatie is hierbij
onontbeerlijk.

Deze aandachtsgebieden zijn goed om bij stil te staan aangezien hotelkosten
gemiddeld 40% uitmaken van het totale reisbudget. Dit blijkt uit uitgebreid onderzoek
van het Travel Management onderzoeksinstituut van Carlson Wagonlit Travel (CWT).

Het onderzoek benoemt tevens de belangrijkste pijlers voor een effectief hotelprogramma:

• Opname van preferente hotels en duidelijke richtlijnen wat te doen als deze niet beschikbaar zijn.
• Zet een prijslimiet op hotels die buiten het hotelprogramma worden gereserveerd. Deze hebben namelijk een negatieve impact op het afnamevolume en daarmee tevens op de onderhandelingspositie voor het volgende jaar.
• Autoriseer daarom alleen boekingen buiten het hotelprogramma als het desbetreffende hotel tenminste 20% goedkoper is.
• Stimuleer vroege boekingen waar mogelijk.
• Communiceer strikte regels voor extra verblijfskosten (telefoon, roomservice e.d.).
• Laat betalingen altijd via een credit card verlopen zodat de uitgaven helder in inzichtelijk zijn.

Het onderzoek van het CWT Travel Management Institute omvatte onder andere
enquêtes onder travel managers, reizigers en reizenboekers alsmede diepte-interviews
met experts op hotelgebied.

Voor meer informatie: www.carlsonwagonlit.com