Meeting planners verwachten dit jaar en volgend jaar te maken te krijgen met annuleringen, lagere budgetten en afnemende deelnemeraantallen. Dit blijkt uit een afgelopen maand gepresenteerd onderzoek onder 516 planners door PR-firma Ypartnership in samenwerking met de Professional Convention Management Association (PCMA) en American Express.

Het onderzoek werd in april en mei gehouden onder klanten van American Express en leden van PCMA. Hierbij ging het uitsluitend om meeting professionals met tenminste vijf jaar ervaring. De groep respondenten bestond voor 55 procent uit associatie meeting planners, terwijl corporate en independent meeting planners voor het overige deel zorgden. De deelnemers kwamen hoofdzakelijk uit Noord-Amerika.
 
"Ongeveer 40 procent van de ondervraagde planners geeft aan dat ze tenminste een bijeenkomst zullen uitstellen, annuleren of omboeken in 2009 of 2010, voornamelijk als gevolg van de economische situatie. Minder dan 10 procent zal ditzelfde doen om een andere reden, namelijk vanwege de media aandacht voor de meeting industrie" zegt Ypartnership directeur Peter Yesawich.

Van de respondenten geeft 44 procent aan minder externe meetings te plannen in 2009 en 2010 in vergelijking met 2008 en 47 procent verwacht dat het aantal meetings gelijk blijft in 2009 en 2010.

Vormde eerder de negatieve media aandacht een belangrijke reden om meetings niet of anders te organiseren, inmiddels vormt het economische klimaat in met name de VS de belangrijkste reden, volgens Yesawich.  Hij voegt er aan toe dat "De geannuleerde meetings vanwege media aandacht en imago met name bijeenkomsten met grotere deelnemeraantallen betreft. Hierdoor is de impact op destinaties, hotels en toeleveranciers het grootst."
 
De gemiddelde respondent verwacht tussen nu en eind 2010 zo'n $500,000 (ca. €360.000) aan waarde in hotelomzet te annuleren of uit te stellen. Daarbij komt dat gemiddeld voor elke dollar in kameromzet nog eens 3 dollar aan eten en drinken, entertainment en overige vergaderdiensten besteed wordt. Opgeteld betekent dit een potentieel verlies van zo'n 2,5 miljard dollar aan meeting business, alleen al onder de respondenten van dit onderzoek.
Yesawich plaatst hierbij wel een kanttekening: "Deze schatting is absoluut geen representatieve schatting voor de hele sector. Het is met name op Noord-Amerikaanse business gebaseerd en alleen van toepassing op de onderzochte groep, maar we kunnen wel stellen dat er sprake is van een veelvoud van dit bedrag als we naar de hele sector kijken."

Deelnemeraantallen en budgetten omlaag
Volgens het onderzoek verwacht 56 procent van de respondenten geconfronteerd te worden met lagere deelnemeraantallen de komende, ten opzicht van 2008.
Twee-derde verwacht dat budgetten fors omlaag gaan dit jaar, gemiddeld zo'n 20 procent. Ongeveer de helft van deze groep verwacht dat deze trend ook in 2010 aanhoudt.

Yesawich geeft tot slot nog aan dat we eerst het dieptepunt moeten bereiken voor we de weg omhoog weer kunnen vinden. Ondanks dat de eerste positieve geluiden over opleving over zo'n 6 tot 12 maanden te horen zijn, duurt het zeker nog tot ver in 2010 voordat we er van kunnen profiteren. Waarschijnlijker is dat pas voor 2011. Overigens verwacht hij wel dat de meeting industrie vrij snel voordeel kan hebben van veranderende omstandigheden.