Op maat samen te stellen menu's, zalen zonder hinderlijke pilaren en gratis internet. Dat zijn de prioriteiten op het lijstje van de meeting planners als zij een vergaderarrangement gaan boeken. Dat blijkt uit de round table sessions van de International Association of Conference Centers (IACC), gericht op het verkrijgen van directe feedback van gebruikers over  conferentie centra en aangeboden diensten.

"Het primaire doel van dit project was het versterken en uitbouwen van het vergaderconcept waarmee de IACC leden zich onderscheiden van traditionele hotels en accommodaties," licht IACC President Tom Cappucci toe. "De focus lag op wat belangrijk was voor onze klanten als het aankomt op het bieden van een uitzonderlijk meeting klimaat."

De rondetafel discussies werden gehouden op 9 locaties van IACC-leden in de VS en Canada en in totaal namen 105 klanten deel aan de sessies.
Alle klanten kregen een set van 57 kaarten - die elk een onderdeel van een ‘ideale' bijeenkomst beschreven - om deze vervolgens te rangschikken op volgorde van belangrijkheid. De items waren verdeeld over een achttal aandachtsgebieden: Business Services; F&B; Financial; Guest Room; Meeting Room; Meeting Amenities; Technology; en Overig. Onder leiding van een facilitator vormde het gezamenlijke resultaat van de aanwezigen een ideale bron voor verdere discussie over de ideale vergaderomgeving.
 
De resultaten van leverden volgens IACC de volgende top-10 van de belangrijkste onderdelen voor het ideale vergaderarrangement:

1. Op maat te maken menus (oa. Inspelend op dieetwensen)
2. Vrije zichtlijnen in de vergaderruimten (geen pilaren)
3. Minimaal 1 gratis high-speed internet aansluiting
4. Gekwalificeerde AV- en IT-technici op de locatie aanwezig
5. Draadloos (snel) Internet op de hotelkamers
6. Goede akoestische wanden om afleiding door geluiden van buitenaf tegen te gaan
7. Ten minste één beamer
8. Eén aanspreekpunt (bijv. een dedicated conference manager)
9. Een eenvoudig te lezen factuur van 1 pagina
10. Individueel regelbare airco/klimaatregeling in de meeting rooms

Volgens Eric Whitson, Director of Sales & Marketing van The National Conference Center in Leesburg in de VS " nemen we deze belangrijke informatie mee om als basis te dienen voor toekomstige ronde tafel sessies. Hiermee kunnen aangesloten IACC-accommodaties directe voeling houden met de trends en veranderende prioriteiten van klanten. Daarmee kunnen we onze leden helpen koplopers te blijven en de verwachtingen van de congresmarkt te overtreffen."
 
©Redactie CongresWereld
 
De International Association of Conference Centres (IACC) is een in 1981 opgerichte not-for-profit organisatie gericht op het promoten van begrip en aandacht voor de congresindustrie en op het bieden van instrumenten aan de aangesloten accommodaties waarmee zij een uitzonderlijke meeting beleving kunnen creëren. www.iacconline.org.