Laatste nieuws
 
 
  Columns  

Door Jean Paul Wijers

‘Je moet weten wat er op het hoogste niveau gebeurt in je organisatie’, aldus Jean Paul Wijers over het belang van protocol voor effectieve relatiebijeenkomsten

Wat protocolmanagement kan betekenen voor het succes van een organisatie wordt systematisch onderschat. En dan hebben we het niet over het protocol als stelsel van rechtlijnige en rigide regels die rücksichtslos worden toegepast, maar over protocol dat voortkomt uit en vormgeeft aan de strategie van een organisatie.

Nieuwe postgraduate opleiding Strategisch Management

Moderne protocol officers moeten in staat zijn de strategie en netwerkdoelen van een organisatie te analyseren, zodat ze die voor elk bedrijf op maat kunnen vertalen naar een protocol. Tegelijk moet ik opmerken dat lang niet elke protocol officer over deze competentie beschikt. Wij ontwikkelden om die reden en in samenspraak met de Hotelschool The Hague en de belangrijkste relatiemanagement- en protocolexperts bij overheden en bedrijfsleven een . Daarin worden diegenen die regelmatig relatie- of netwerkbijeenkomsten organiseren, opgeleid tot relatiemanagementspecialist.

Deze nieuwe opleiding voorziet in een duidelijke behoefte. Voorafgaand zijn er brainstormsessies geweest met opdrachtgevers van het Protocolbureau, afkomstig uit alle sectoren bij overheden en bedrijfsleven. Zij stelden allemaal hetzelfde probleem aan de orde: hoe kunnen we meer halen uit ons netwerk? Ook bij organisaties met een protocolexpert in dienst – protocol officer of eventmanager – hadden relatie- en netwerkbijeenkomsten vaak niet het gewenste effect. Bij doorvragen bleek dan dat deze organisaties geen netwerkstrategie hadden, waardoor de bijeenkomsten niet verbonden waren aan de overall visie en strategie of de kerndoelen van de organisatie. Dat is ook een klacht die protocolmensen of eventmanagers intern vaak krijgen: dat ze operationeel met protocol bezig zijn en niet aansluiten bij het grote verhaal van de organisatie.

Het is dus niet mogelijk om effectieve relatiebijeenkomsten te organiseren zonder inzicht in de visie en strategie van de organisatie. Daarom is het heel belangrijk dat protocolmensen of eventmanagers begrijpen waarom een netwerk zo belangrijk is voor hun organisatie, dus voor hun directie/CEO/wethouder. Die kunnen namelijk alleen succesvol zijn als ze de juiste mensen kennen. Dat is een heel essentieel gegeven. Dat maakt dit werk ook zo interessant: wij werken meestal operationeel, maar moeten tegelijk weten en begrijpen wat er op het hoogste niveau in hun organisatie gebeurt. We moeten in staat zijn om de strategie van de organisatie te vertalen naar een netwerkstrategie ofwel een strategie voor relatiemanagement.

Deelnemers aan de opleiding Strategisch Relatiemanagement leren hoe ze een (bedrijfs)strategie moeten beoordelen en kunnen vertalen naar een doelstrategie, zoals je dat ook bij marketingopleidingen leert. Waar wij ons echter op onderscheiden is dat wij beginnen op het strategisch niveau in de modules 1 en 2 – het waarom en hoe van een netwerkstrategie – om in module 5 operationeel te eindigen. Niet met een echte protocoltraining, wel met de vertaling van een strategie naar operationeel protocol tijdens events.
Bovendien behandelen we in de modules 3 en 4 nóg twee essentiële onderwerpen: de interne lobby die moet worden gevoerd om veel mensen van verschillende afdelingen als één team te laten optreden en het trainen van de feitelijke netwerk-skills, niet alleen bij jezelf maar ook bij anderen.”

Stakeholdersmanagement

Het heeft mij altijd verbaasd dat protocolmanagement buiten hof- en overheidskringen zo weinig wordt gebruikt zoals het bedoeld is. Namelijk als een manier om structuur te geven aan belangrijke ontmoetingen op elk niveau. Met protocol breng je mensen met elkaar in contact, bijvoorbeeld door ze naast elkaar te placeren. Bij klassiek protocol doe je dat op basis van de rangordelijst, in onze methodiek kijk je naar het stakeholdermanagement van het bedrijf of de organisatie, waarin alle relaties van een organisatie in volgorde van belangrijkheid worden beschreven. De belangrijkste mensen placeer je uiteraard op het hoogste niveau: op de eerste rij of aan de beste tafel. Bij een relatie- of netwerkbijeenkomst vertaal je het naar een protocol als leidraad voor de sales- of accountmanagers. Die kunnen op een grote bijeenkomst maar met tien, twaalf gasten spreken. Welke tien dat dan zijn, bepaal je met de protocolmethode, aansluitend bij het grote verhaal van de organisatie.”

Eventmanagers leren we om echt anders naar het eventmanagement van netwerkbijeenkomsten te kijken. Tijdens een diner van 18.00 tot 23.00 uur aan ronde tafels kun je toch niet netwerken? Het protocolspecialisme kijkt met andere ogen naar een bijeenkomst om de netwerkfunctie zo veel mogelijk te faciliteren. Verder is zelfs een goed georganiseerde bijeenkomst niet effectief zonder een goed uitgevoerde follow-up.

Gegevens opleiding Strategic Relationship Management
De opleiding Strategisch Relatiemanagement wordt vanaf 3 maart 2016 in 6 lesdagen verspreid over twee maanden op de
campus van de Hotelschool The Hague gegeven.
Voor meer informatie klik hier 

Oprichter en directeur van het Protocolbureau bv. 
Meer weten? Ga voor tips naar de website van het Protocolbureau

Plaats op:
Datum: 2 september 2015
Gerelateerde artikelen  
31-05-2010 Nieuws Protocol krijgt plek in opleidingsaanbod
26-09-2011 Nieuws Modern Protocol en Relatiemanagement
13-10-2011 Nieuws Modern Protocol = Relatiemanagement; meer rendement op bijeenkomsten
06-05-2013 Redactie Wat Koning Willem-Alexander voor het protocol op evenementen betekent
03-04-2013 Nieuws Protocoltraining ook voor congresorganisatoren en eventplanners
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,34 seconden.