Laatste nieuws
 
 
  Redactie  
( * ) Verplichte Velden
U kunt een bekende attenderen op het artikel. Geef het e-mailadres op van degene aan wie u de link wilt sturen. Daarbij kunt u, als u dat wilt, een commentaar schrijven.
E-mailadres van geadresseerde:*
Uw e-mailadres:*
Commentaar:
Verificatie:*
Geef de code van de afbeelding in exact zoals weergegeven. De code is niet hoofdlettergevoelig en kan geen nul bevatten.

'Koning Willem-Alexander is een zegen voor ons vak', zegt Jean Paul Wijers, directeur van het Institute of Protocol The Hague. Nederlandse protocolexperts zijn blij met de uitspraak van Willem-Alexander in het interview met de NOS kort voor zijn inhuldiging, dat hij geen protocol-fetisjist is. Toen nog Prins Willem-Alexander sprak in het interview over het belang van authenticiteit. Het is belangrijk dat mensen zich bij hem op hun gemak voelen en niet struikelen over nodeloos protocol. Zijn opmerkingen vormen een belangrijke steun voor verdere modernisering van het protocol.
 
Jean Paul Wijers - Protocolbureau Foto: Ilya van MarleWijers bepleit al jaren de rol van modern protocol, dat erop gericht is de juiste ontmoetingen vlekkeloos te laten verlopen. Relatiemanagement noemt hij het. “Protocol is nooit een doel op zich. Het is van oudsher een middel om relatie-evenementen goed te laten verlopen. Daardoor ontstaat ruimte voor inhoudelijke en zinvolle ontmoetingen”, zegt Jean Paul Wijers. “Voor veel Nederlanders staat het woord protocol symbool voor onnodige vormelijkheid of standsverschillen, maar modern protocol is onzichtbaar en zorgt ervoor dat mensen elkaar daadwerkelijk ontmoeten.”
 
Veel events hebben naast een inhoudelijke communicatieve doelstelling ook een relationeel doel. Protocol helpt de betrokkenen om dat doel te bereiken." Volgens Wijers begrijpt Koning Willem-Alexander als geen ander hoe dat werkt, hij is sterk in relatiemanagement. "Hij speelt het samenspel met de organisator erg goed, zodat de ontmoetingen plaatsvinden zoals ze bedoeld zijn.” Voor evenementen een zegen, want het protocol zal bij hem nooit zodanig de boventoon voeren dat het ten koste gaat van het doel van het evenement of congres.

Moeten we ons dan bij alle events op protocol storten?
Volgens Wijers ligt dat eraan. "Het protocol is altijd van toepassing als de Koning of Koningin op bezoek komt, maar daarnaast is protocol alleen handig op relatie-events. Het protocol is een middel om het aantal ontmoetingen te vergroten, ook voor de gastheer of –vrouw die zijn of haar beste klanten wil spreken of voor de organisator die aan zijn sponsors aandacht wil besteden. Modern protocol, protocol zonder de vormelijkheid, is breed inzetbaar.”
“Overigens wordt het protocol ook wel met etiquette verward. Onder etiquette wordt verstaan de regels van gedrag, tussen mensen onderling. Protocol beschrijft het spel rondom ontmoetingen met officiële functionarissen. In 1815 zijn hier tijdens het Congres van Wenen belangrijke afspraken over gemaakt, die we vandaag de dag nog steeds gebruiken."

 

Waar moeten we dan aan denken bij evenementen?
Wijers: “Wij gebruiken modern protocol op modeshows, om ervoor te zorgen dat de beste klanten op de eerste rij plaatsnemen. Op afscheidsrecepties voorkomt protocol lange rijen. En op relatiebijeenkomsten van banken zorgt het protocol ervoor dat de medewerkers niet met elkaar spreken maar aandacht aan de relaties geven. Zo’n aanpak vergroot het aantal ontmoetingen substantieel, zodat iedere medewerker 10 tot 15 relaties spreekt.”
Een ander voorbeeld van hedendaags protocol is de volgorde waarin de sportploegen binnen komen tijdens de openingsceremonie van de Olympische Spelen. Maar denk ook aan de volgorde van de vlaggen bij internationale conferenties.

 


"Vroeger was het gebruikelijk dat de Koning of Koningin die op een event op bezoek kwam vanaf de provinciegrens begeleid werd door de Commissaris van de Koning(in),” vervolgt Wijers. "Vervolgens stond bij de gemeentegrens de Burgemeester, bij de locatie-ingang de directeur en daarna pas werd men welkom geheten door de gastheer/vrouw van het congres. Tegenwoordig gaat dat al wat praktischer, want komen al deze personen naar de locatie van het congres om daar de Koning(in) welkom te heten. Dat we met de tijd meegaan zie je bijvoorbeeld ook terug in je tijdschema. Accepteerde iedereen vroeger dat je al een half uur tevoren klaar zat in de zaal, in afwachting van de komst van de Koning(in), tegenwoordig kan je van je deelnemers hoogstens een minuut of 15 geduld vragen."

Waar zitten de grote verschillen dan nu met Willem-Alexander, wordt het vrijheid-blijheid?
"De kans bestaat inderdaad dat we zijn uitspraken zo uitleggen. De ontvangsten zullen echter nog steeds zeer gedetailleerd worden voorbereid. Koning Willem-Alexander begrijpt heel goed dat zijn aanwezigheid op een bijeenkomst een doel dient. Protocol ondersteunt dit doel maar mag niet meer alles overheersen. Volgens mij zijn de uitspraken van Willem-Alexander zo bedoeld.”
Een mooi voorbeeld zagen we tijdens het Inhuldigingsdiner in het Muziekgebouw aan 't IJ. Daar had de Koning de tafelschikking voor de aanwezige Royals achterwege gelaten en was er een DJ voor het muzikale entertainment ingehuurd.
Niet alles gaat echter veranderen. Helemaal afzien van protocol zou betekenen dat hij zijn auto ook zelf gaat parkeren, en dat lijkt wat onwaarschijnlijk.

Volgens Wijers is "de trend naar wat moderner en vrijer protocol al een tijd gaande in het bedrijfsleven. De Monarchie is dus meer een trendvolger op dit gebied. In onze maatschappij is persoonlijke aandacht schaars en kostbaar. Organisaties zien modern protocol als relatiemanagement, een middel om efficiënt en effectief met persoonlijke aandacht om te gaan. Wij merken ook een toename in de behoefte aan modern protocol sinds het uitbreken van de economische crisis. Er wordt bezuinigd op toeters en bellen, maar geïnvesteerd in de persoonlijke relatie."

Dat roept natuurlijk wel de vraag op of al die inspanning ook de moeite waard is. Hoe wordt de effectiviteit gemeten?
"Wat we veel doen is op de bijeenkomst zelf bij de deelnemers toetsen of ze de juiste mensen ontmoet hebben. En bij handelsmissies bijvoorbeeld leggen de gastheren verantwoording af over elk gevoerd gesprek en wordt dit zorgvuldig gedocumenteerd. Zo kan na verloop van tijd getoetst worden of datgene wat in de ontmoeting besproken of toegezegd is, ook daadwerkelijk uitgevoerd werd. Het verschilt per evenement en per doelstelling wat en hoe je kunt meten, maar de meeste resultaten kan je heel goed in kaart brengen."


Het Institute of Protocol The Hague gebruikt al jaren modern protocol als methodiek voor bijeenkomsten met leden van het Koninklijk Huis, maar ook tijdens evenementen van overheden en het bedrijfsleven, op modeshows en zelfs op dance-events. Formeel of volledig informeel, de uitgangspunten en de methodiek van het protocol zijn overal hetzelfde.
Het bureau vult overigens een redelijk unieke positie in, doordat er enerzijds geadviseerd en georganiseerd wordt, maar daarnaast ook opleidingen verzorgd worden. meer info: http://www.protocolinstitutethehague.nl/

© Redactie CongresWereld

Plaats op:
Datum: 6 mei 2013
Bron: CongresWereld
Gerelateerde artikelen  
26-09-2011 Nieuws Modern Protocol en Relatiemanagement
31-05-2010 Nieuws Protocol krijgt plek in opleidingsaanbod
13-10-2011 Nieuws Modern Protocol = Relatiemanagement; meer rendement op bijeenkomsten
02-09-2015 Columns Protocolmanagement voor effectievere relatiebijeenkomsten
03-04-2013 Nieuws Protocoltraining ook voor congresorganisatoren en eventplanners
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,43 seconden.